Så här integrerar du personlig utveckling i samtalet på arbetsplatsen

Under de senaste åren har vi sett ett skifte. Vi har alltid känt till den traditionella strukturen för ett samtal, i vilken en chef och en medarbetare har ett möte vid bestämda tider under året. Det brukar vara ett utvecklingssamtal till sommaren, efter halva året, och ett årligt utvecklingssamtal runt det nya årets början. Detta upplägg, som är traditionellt men inte förlegat, är fortfarande standard hos många organisationer. Men en annan variant har också börjat dyka upp: ”Modern Performance Management” eller modern prestationshantering. Den största skillnaden? Samtalet styrs inte av chefen, utan av medarbetaren.

Från fast till flexibelt

Bladel kommun kom förra året fram till att strukturen för traditionella konversationer och utvecklingssamtal inte längre var optimal för dem. ”Det krävde mycket tid och energi från våra chefer, medan avkastningen var begränsad”, säger Miranda van Camp, avdelningschef för tjänster och verksamhet. ”Därför bestämde vi oss för att byta till ’The Good Conversation’: En flexibel metod där du överger de vanliga samtalsmomenten och låter medarbetaren bestämma när utvecklingssamtal – minst ett per år – ska äga rum.”

Timing och innehåll: medarbetaren bestämmer

Detta sätt att skifta konversationen låter medarbetaren schemalägga en konversation när de vill diskutera något, vilket ger mer flexibilitet. De kan inte bara välja när de vill prata, utan också vad de vill prata om. Men hur bestämmer medarbetaren agendan för samtalet? ”Baserat på samtalskort,” säger Miranda. ”Samtalskortet innehåller olika ämnen som den anställde kan ta upp. Vi ser nu att konversationerna ofta planeras för ett specifikt behov: när något pågår som medarbetaren vill prata om. Detta leder till mer innehållsrika och givande samtal. Och om den anställde sedan känner behov av ytterligare ett möte en månad senare är det alltid välkommet.”

Lugn och utrymme

Det är vettigt att prata om personlig utveckling när situationen kräver det. Det traditionella upplägget har en specifik betydelse: Att mellan julskinkan och nyårsfirandet få reda på vad din chef tycker om din prestation från det gångna året, en konversation som har makten att förhöja – men också förstöra – din högtid. Modern prestationshantering vänder på steken, säger Miranda. ”Du kan till exempel planera in ditt möte direkt efter att ett större projekt slutförts, så att du kan se tillbaka på din roll i projektet ihop med din chef. Många av våra anställda väljer detta sätt, eftersom man i ett sådant ögonblick ofta känner ett lugn, vilket ger utrymme för ’The Good Conversation’. Reaktionen blir snabbare, då du har en konversation med ett specifikt och aktuellt samtalsämne.”

Samtalskortet

Så det handlar om innehållet, om att förstå vad som pågår hos den anställde och hur det kan bidra till dennes utveckling. Bladel kommun har utvecklat ett eget ”samtalskort”, som den anställde själv fyller i inför konversationen. ”Vi är till exempel nyfikna på vad som ger och tar av den anställdes energi. Andra frågor kan besvaras med smiley-mätaren: Hur är balansen mellan ditt arbete och privatliv? Och hur passar dina arbetsuppgifter dig? Detta är värdefull information som man sedan kan undersöka vidare under The Good Conversation. Det säkerställer att alla relevanta kompetenser granskas under samtalet.”

Från att kontrollera till att coacha

Mål och överenskommelser skrivs ner i ett dynamiskt samtalsformulär. Förutom att mål och eventuella utvecklingsområden och överenskommelser registreras efter varje möte, lägger medarbetaren även till anteckningar under året. ”Ibland uppstår ett samtalsämne eller mål efter en incident vid kaffemaskinen. Då kan medarbetaren omedelbart lägga till detta i formuläret. Chefens roll är fokuserad på att guida, snarare än att kontrollera. Det han eller hon gör är att se till att utbildningsmöjligheterna diskuteras regelbundet. Utifrån GoodHabitz personliga handlingsplan definieras inte bara utvecklingsområden, utan chefen och medarbetaren översätter också omedelbart dessa till en specifik kurs. I översikten kan medarbetaren direkt se vilka utbildningar som kan vara till hjälp. Och naturligtvis kommer man också överens om mål för utförandet av dessa kurser.”

Mer frihet

Hur reagerar chefer på modern prestationshantering och ett flexibelt samtalsupplägg som styrs av medarbetaren? ”Hos oss fungerar det bra”, säger Miranda. ”Vi är en liten organisation, så det är lite lättare att få med alla.” Och medarbetarna? ”De har också reagerat positivt. De har mer frihet, vilket de uppskattar. Detta har också att göra med vår personalpolicy: Vi väljer nya medarbetare utifrån ägarskap och ansvarsförmåga. Därför passar denna flexibla samtalsstil perfekt för vår personal.”

För de som inte vet – vad är The Good Conversation?

I The Good Conversation fokuserar man på jämlikhet, empati och att verkligen lyssna. Alla sorters ämnen kan diskuteras under denna konversation men det är medarbetaren som ansvarar för samtalspunkterna. Utvecklingssamtalen planeras inte vid en bestämt tid, utan kan äga rum när som helst, var som helst och på allas initiativ (bland annat chefen men ansvaret ligger oftast hos medarbetaren). Detta skapar kontinuerlig feedback och ett upplägg där chefens roll är mer fokuserad på coaching än på kontroll. Chefen ser till att The Good Conversation äger rum minst en gång om året.

Detta var den första delen i serien. Snart kommer Eline van der Voort att prata om Koninklijke Visios ”Growth and Ambition Cycle”. Vill du hålla dig informerad? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.