4 stappen richting een feedbackcultuur

Een feedbackcultuur is belangrijk, meer zelfs: er wordt steeds meer naar gevraagd! Volgens PwC hunkert 60% van de respondenten ernaar om dagelijks of wekelijks feedback te krijgen. Opvallend: de jongste generatie (onder 30 jaar oud) verlangt hier nog sterker naar. Dus, hoe creëer je nu eigenlijk een feedbackcultuur? Lesley Arens, oprichter van ZigzagHR-magazine, interviewde Daphne Wens, L&D-coach & feedback-expert, en ze ontving heel wat waardevolle input!

Liever luisteren dan lezen? Beluister dan hier de podcast.

• Wat is een feedbackcultuur en waarom is het belangrijk?
• De 4 stappen richting een feedbackcultuur

First things first: wat is een feedbackcultuur?

“In een feedbackcultuur voelen werknemers zich comfortabel om regelmatig feedback te geven, te vragen en te ontvangen”, vertelt Daphne Wens (L&D-coach bij GoodHabitz en feedback-expert). “Iedereen is het erover eens dat je door feedback te geven, aangeeft dat je gelooft in de langetermijnsamenwerking en in de duurzaamheid van de relatie. Feedback stelt ons in staat te groeien naar een betere versie van onszelf en het geeft ons de kans om beter samen te werken.”

Waarom is een feedbackcultuur zo belangrijk?

“De wereld draait steeds sneller. Denk aan innovaties met een kortere levensduur, voortdurende veranderingen, een tekort aan medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden. En bedrijven evolueren aan een snel tempo mee. Ze zijn zich anders gaan organiseren. Van top-down naar zelfsturende teams en matrix-structuren met een afnemend belang van hiërarchie. Vroeger spraken we over “never change a winning team”, en nu bevind je je als werknemer in meerdere teams en rapporteer je vaak aan verschillende mensen.

Daarnaast zijn we terechtgekomen in een hybride werksamenleving die ook een hele andere stijl van communicatie en samenwerken vraagt. In een recent artikel uit Trends las ik dat België de Europese koploper is in het aantal burn-outs en langdurige arbeidsongeschiktheid. Een verklaring daarvoor is onze bedrijfscultuur, die te weinig aandacht besteedt aan open en respectvolle communicatie, aldus psycholoog en personeelsadviseur Gert Braeken.”

Een recente studie door Officevibe geeft een overzicht van de voordelen van feedback.

Feedback ...

• Geeft richting

73% van de medewerkers vindt dat hun manager specifiekere doelen moet stellen (Officevibe).

Feedback geeft richting door prestatie-indicatoren vast te leggen en teamleden inzicht te geven in hun vooruitgang in de richting van een doel.

• Stimuleert betrokkenheid en motivatie

43% van de zeer betrokken werknemers ontvangt minstens eenmaal per week feedback, tegenover slechts 18% van de werknemers met een lage betrokkenheid (OfficeVibe).

Als een medewerker veel feedback krijgt, voelt die persoon zich onderdeel van de organisatie, waardoor de medewerker zich ook betrokken voelt bij de visie en waarden van het bedrijf.

Daarnaast stimuleert feedback de motivatie. Een gemotiveerd team is vaak een productief team. Feedback kan managers ook helpen de sterke e nzwakke punten van het team beter te begrijpen, zodat ze daarop kunnen voortbouwen en hun teamleden verder kunnen motiveren. Gemotiveerde en betrokken werknemers zijn volgens Gallup daarbij ook nog eens 21% winstgevender.

• Verbetert individuele prestaties

69% van de medewerkers zegt dat ze harder zouden werken als hun inspanningen erkend zouden worden via feedback (OfficeVibe).

Moedig managers aan om hun medewerkers in de bloemetjes te zetten wanneer ze iets goed doen. Of zet medewerkers in de kijker met een toffe post op je intranet. Dat maakt hen gelukkig! En tevreden werknemers? Die blijven. Want ja, een feedbackcultuur zorgt ook nog eens voor minder verloop.

"Feedback stelt ons in staat te groeien naar een betere versie van onszelf en het geeft ons de kans om beter samen te werken." Daphne Wens, L&D-coach

De 4 stappen richting een feedbackcultuur

Aan de slag! Daphne Wens geeft je 4 stappen mee.

Stap 1: Definieer je visie rond feedback – waarom wil je een feedbackcultuur?

Start alvast met jezelf de vraag te stellen waarom je een feedbackcultuur wil. Zet een projectteam op en start met een nulmeting. Krijg inzicht in de eigen organisatie en de nood aan een feedbackcultuur. Op basis daarvan definieer je je visie (het waarom) rond feedback en maak je die onderdeel van de organisatiecultuur. Vergeet daarbij ook niet de toegevoegde waarde voor je medewerkers te benoemen, en benadruk daarbij ook dat feedback geven en ontvangen niet makkelijk is. Het is een continu werkproces. Je kan dit vergelijken met het opbouwen en onderhouden van een fysieke conditie!

Maak van een feedbackcultuur een strategische topprioriteit en neem het op in je strategisch plan. Als je dat doet, beseffen je werknemers dat een feedbackcultuur echt onderdeel is van de waarden en visie van de organisatie en voelen ze zich ook meer betrokken om eraan deel te nemen.

Stap 2: Creëer een veilige en vertrouwde omgeving

In een veilige en vertrouwde omgeving voelen werknemers zich comfortabel om te delen, of het nu gaat over feedback, ervaringen of kennis. Om dit mogelijk te maken, is het belangrijk om psychologische veiligheid te creëren. En die psychologische veiligheid kenmerkt zich door subtiele interacties tussen mensen, zoals fouten durven maken, vragen stellen, ideeën presenteren, elkaar uitdagen en conflicten kunnen oplossen.

• Leer elkaar kennen als personen

Wees je ervan bewust dat je vaak slechts het topje van de ijsberg leert kennen. Je ziet iemands gedrag, maar vanwaar komt dat gedrag? Gedrag is een uiting van normen en waarden, karakter, eerdere ervaringen, emoties en gemoedstoestand. Stel oprechte vragen, en leer de drijfveren en noden van je collega’s kennen. In een online meeting kan je bijvoorbeeld het ijs breken door een persoonlijke vraag te stellen.

• Geef elkaar erkenning

Elkaar complimenten geven is erg belangrijk in het kader van vertrouwen, motivatie en zelfontplooiing. Geef daarom niet enkel complimenten voor iemands bekwaamheid, maar ook voor de inspanning die je collega heeft gedaan voor een presentatie. Druk je waardering uit in concrete complimenten. Zeg bijvoorbeeld: “Je presentatie was supergoed, omdat je met de praktische oefening voor meer interactie hebt gezorgd.” In de plaats van: “Je presentatie was goed.”

• Breng bewustzijn rond emotieregulering

Feedback ontvangen vormt voor sommigen een trigger. Dat brengt emoties met zich mee: niet iedereen heeft al de handvaten om aan emotieregulering te doen of weet hoe om te gaan met de eigen emoties. Zorg voor tools die zelfemotieregulering kunnen ondersteunen, zoals het 5G-model van Becken Ellis, aangevuld met trainingen.

Stap 3: Betrek leidinggevenden

Leidinggevenden zijn de cultuurdragers van je organisatie. Het is daarom cruciaal om hen mee te betrekken als ambassadeurs bij het opzetten van een feedbackcultuur, vanaf dag één!

• Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie

Leidinggevenden moeten mee zijn met je verhaal, en er echt in geloven. Anders zullen ze nooit het goede voorbeeld geven. Bevraag je leidinggevenden. Staan ze ervoor open? Wat houdt hen tegen? Begrijpen ze hun verantwoordelijkheid hierin? Als leidinggevende moet je een groeimentaliteit ontwikkelen en zelf feedback durven vragen, ontvangen en geven.

• Zet het op de teamagenda

Plaats feedback letterlijk op de agenda. Maak het als leidinggevende bespreekbaar en vraag en geef feedback aan je team tijdens teammeetings.

Stap 4: Breng het in de praktijk

Hoe helpen de trainingen van GoodHabitz om dit veranderingsproces mee in de praktijk te brengen?

“Een feedbackcultuur ontwikkelen is een heel traject. De online trainingen van GoodHabitz kunnen gebruikt worden in een voor- en/of natraject bij het leren. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld eerst een online training rond het geven en ontvangen van feedback volgen, waarna ze hier dieper op ingaan met een workshop. Ten slotte is het cruciaal om voldoende intervisiemomenten in te plannen waarbij de theorie gelinkt kan worden aan persoonlijke ervaringen. Doe dit op team- en individueel niveau. Door het reflecteren over en bespreken van eerdere feedbackervaringen, leer je snel hoe je bepaalde zaken zoals intonatie en woordkeuze kan veranderen. De groepsopdrachten van GoodHabitz kunnen hierbij helpen.”

Je doet de groepsopdrachten als team, of met een aantal collega’s die samen aan de slag willen met een onderwerp. Of het nu om meer werkplezier gaat, het bevorderen van de teamspirit of het nemen van verantwoordelijkheid: voor elk thema heeft GoodHabitz een scherpe groepsopdracht ontworpen. Zo breng je de onderwerpen die bij jou op de werkvloer spelen op een laagdrempelige manier onder de aandacht. Groepsopdrachten bestaan uit een kick-off van circa 30 minuten, een oefenperiode van 2 weken en een terugkomsessie van ongeveer 30 minuten.

Hoe ga je als feedbackgever om met weerstand?

“Feedback moet sterktegericht zijn, maar vooral ook groeigericht om de duurzaamheid van de relatie te versterken. Feedback is daarom niet per se de best gekozen term. Feedforward, een term van Dr. Marshall Goldsmith, is een positiever alternatief.” Feedback moet een gewoonte worden en die gewoonte kan je creëren door te trainen op verbale skills via praktische oefeningen, modellen en opleidingen. Wat ook te vaak wordt vergeten, is het bepalen van concrete vervolgstappen. Als je negatieve feedback geeft aan een collega, is het belangrijk om direct samen te bespreken hoe je in de toekomst verandering wil zien.”

Een aantal concrete zaken die je kan toepassen:

- Kies een geschikte timing. Geef geen feedback aan iemand wanneer die een strakke deadline moet halen.

- Wees je als feedbackgever bewust van je eigen intentie en energie wanneer je aan het gesprek begint. Zitten die goed?

- Begrijp de mindset van de ontvanger en pas je communicatie daarop aan. Is deze persoon bereid om te groeien of meer standvastig?