Zo krijg je je medewerkers in de 'leerzone'

De Learning Zone, die verantwoordelijk is voor leren en ontwikkelen: dat is waar je je medewerkers wil hebben! Maar waar vind je die leerzone binnen je organisatie? Wel, het is simpel: dat is de ruimte die grenst aan de comfortzone van je medewerkers! In deze blogpost begeleiden we je om de magische plek te vinden die de ideale omgeving vormt voor leren, innovatie en groei.

Om de ideale omgeving te creëren voor (persoonlijke) groei en productiviteit, moet je organisatie twee elementen in evenwicht brengen: psychologische veiligheid en verantwoording. Om beter te begrijpen hoe die twee factoren zich tot elkaar verhouden en elkaar beïnvloeden, moeten we eerst beide concepten bestuderen.

Psychologische veiligheid

Psychologische veiligheid draait om het creëren van een werkomgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen om zichzelf te uiten. Of zoals Amy C. Edmondson, Novartis Professor of Leadership and Management aan de Harvard Business School, het in haar boek beschrijft: "Mensen die zich psychologisch veilig voelen, hebben er vertrouwen in dat openhartigheid en kwetsbaarheid welkom zijn op hun werkplek. Ze geloven dat ze niet gestraft of vernederd zullen worden als ze hun ideeën, vragen, zorgen of fouten uiten." Daarom kan psychologische veiligheid organisaties helpen doelen te bereiken zoals meer innovatie, hogere kwaliteit in uitvoering en grotere wendbaarheid.

'Het Common Knowledge Effect'

Helaas zijn psychologisch veilige werkomgevingen vrij zeldzaam. Dat heeft te maken met het Common Knowledge Effect, dat het best kan worden omschreven als een beslissingsbias. Concreet zien we dit terug wanneer teams informatie die de meeste teamleden begrijpen te veel benadrukken, in plaats van de unieke kennis van elk individueel teamlid na te streven en te integreren. Dit leidt ertoe dat teams hun volledige beslissingspotentieel niet waarmaken.

Psychologische veiligheid beschrijft een omgeving met weinig interpersoonlijke angst. Wanneer angst mensen ervan weerhoudt hun fouten toe te geven, zich uit te spreken of andere en nieuwe ideeën te delen, zijn het niet alleen de individuen die zwijgen die de boot missen. Organisaties verliezen ook kansen op innovatie, en dat is bijzonder gevaarlijk in een wereld waarin bedrijven moeten innoveren als ze succes willen boeken.

Verantwoording

Verantwoording op de werkplek betekent dat alle werknemers verantwoordelijk zijn en zich verantwoordelijk voelen voor hun acties, gedrag, prestaties en beslissingen. Dat is het geval wanneer je medewerkers zichzelf en anderen verantwoordelijk houden voor beloftes, het behalen van resultaten en het nakomen van afspraken. Een cultuur van verantwoording bevordert vertrouwen, transparantie en een gemeenschappelijke inzet van teamleden voor het bloeien van de organisatie.

Zoals je je waarschijnlijk kan voorstellen, creëer je een cultuur van verantwoording het best op organisatieniveau. Denk aan duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden voor alle werknemers, feedback- en beoordelingscycli en SMART-doelen op zowel team- als individueel niveau. Al die voorbeelden geven je medewerkers een gevoel van verantwoording. Samen bieden ze een kader voor hun rol, taken en verantwoordelijkheden op individueel, team- en organisatieniveau.

We weten al dat een gebrek aan psychologische veiligheid nefaste gevolgen kan hebben. Hetzelfde geldt voor het ontbreken van verantwoording in een organisatie: dat kan verstrekkende gevolgen hebben die de prestaties, cultuur en reputatie van de organisatie ondermijnen. Voorbeelden daarvan zijn een verminderde productiviteit, de schuld afschuiven en vingerwijzen, en - nogmaals - een gebrek aan besluitvorming dat innovatie tegenhoudt.

Betreed de leerzone

Als we nu psychologische veiligheid en verantwoording samenbrengen, creëren we een bruikbaar model om te begrijpen wat er in organisaties gebeurt als het gaat om leren en ontwikkelen. Gijs Coppens, CEO van het platform voor mentaal welzijn OpenUp, legde dat tot in de puntjes uit in onze podcast.

Het model zoals Gijs het beschreef, bestaat uit een 2 x 2 matrix. Op de ene as vind je verantwoording. Op de andere as staat psychologische veiligheid. Samen creëren ze een sfeer die gecorreleerd is met leren, innovatie en groei op de werkplek. De vier zones van psychologische veiligheid – leren, comfort, apathie en angst – weerspiegelen verschuivingen in die balans.

Wanneer zowel de psychologische veiligheid als de verantwoordingsgraad laag zijn, belanden je werknemers in de apathiezone. Zoals de naam van die zone al verraadt, is dat absoluut geen zone waarin leren en ontwikkelen floreren. Als hun fouten geen gevolgen hebben, er een gebrek aan communicatie is binnen teams en ze weinig tot geen ondersteuning krijgen, hebben medewerkers amper motivatie voor hun werk, om nog maar te zwijgen van groeien en ontwikkelen in hun rol.

Een ander kwadrant waar je je werknemers niet in wil plaatsen, is de angstzone. In dit kwadrant is de verantwoording hoog, maar de psychologische veiligheid die nodig is om leren en ontwikkelen te bevorderen, ontbreekt. Dat betekent dat medewerkers terughoudend zijn met experimenteren, nieuwe ideeën aandragen of hulp zoeken. In dit kwadrant missen werknemers de motivatie om te leren of te innoveren. Burn-out kan een alarmerend gevolg zijn van werknemers die langere tijd in deze zone blijven.

Nu weten we allemaal dat de comfortzone ook niet de plek is waar de L&D-magie plaatsvindt. In dit kwadrant is de psychologische veiligheid hoog, maar is er geen druk om te presteren. Deze zone voelt bijna als een vakantie! Er is nauwelijks sprake van urgentie en het absolute minimum doen is de norm voor werknemers. Dit complete gebrek aan verantwoording stimuleert ook niet de groei of creativiteit.

Als laatste zijn we eindelijk aangekomen bij de leerzone, waar psychologische veiligheid en prestatiedruk hand in hand gaan. Dit is het kwadrant waar high-performance teams thuishoren. In een leerzone ervaren werknemers continue steun van hun collega's. Ze voelen zich op hun gemak om zich uit te spreken en risico's te nemen, omdat ze niet bang zijn voor negatieve gevolgen. Fouten worden gezien als kansen voor verbetering, in plaats van als mislukkingen.

Werknemers in een psychologisch veilige omgeving voelen dat hun ideeën en meningen worden gewaardeerd en gerespecteerd. Dit motiveert hen om nieuwe mogelijkheden te verkennen, de status quo uit te dagen en open, constructieve discussies aan te gaan. Bovendien is elk individu verantwoordelijk en aansprakelijk voor zijn acties. Als resultaat van deze balans bevordert de leerzone een cultuur van continu leren - zoals de naam al doet vermoeden 😉 - en groei.

In actiemodus

Dus, hoe kan je deze leerzone binnen je organisatie creëren? De onderstaande tabel toont een aantal directe en eenvoudige acties die je vandaag kan implementeren, evenals meerdere organisatorische veranderingen die je op de lange termijn kan doorvoeren. Door te werken aan beide assen van het model en dus zowel psychologische veiligheid als verantwoording uit te bouwen bij je werknemers zal je je organisatie uiteindelijk exact daar brengen waar je wil zijn: in de leerzone!

Acties om in de leerzone te komen

Verbeter de psychologische veiligheid

• Vier successen en leermomenten, hoe klein ook.
• Voorzie psychologische steun. Bied je werknemers toegang tot ondersteuning van hun mentale gezondheid en welzijn.
• Stimuleer diversiteit, inclusie en gelijkheid. Zorg ervoor dat mensen zich gewaardeerd voelen en erken verschillende perspectieven. Tip: begin met het luisteren naar onze podcastaflevering over dit onderwerp!
• Creëer vertrouwen en een ‘safe space’ binnen teams. Dit kan door regelmatige vergaderingen, inzicht in de taken en verantwoordelijkheden van andere teamleden of een anonieme suggestiebox.
• Zorg voor training en middelen om de benodigde vaardigheden en competenties te ontwikkelen.
• Bevorder open communicatie. Leiders en managers moeten actief luisteren naar de zorgen, ideeën en feedback van werknemers, zonder oordeel.
• Geef het goede voorbeeld. Stel je als leider kwetsbaar en open op om de toon te zetten voor de rest van de organisatie.

Verhoog de verantwoording‍

• Maak duidelijke functieprofielen waarin elke rol wordt gedefinieerd, inclusief de verantwoordelijkheden en prestatieverwachtingen die bij die rol horen.
• Stel SMART-doelen op voor elke werknemer die aansluiten bij de organisatiedoelstellingen. Dit creëert duidelijkheid en verantwoording voor ieders bijdragen.
• Zorg voor regelmatige feedback over de prestaties, niet alleen van bovenaf, maar ook tussen collega's en teamleden.
• Voer regelmatig prestatiebeoordelingen uit om de voortgang van de doelen van je medewerkers te beoordelen en om mogelijkheden te bieden voor reflectie, feedback en aanpassing.
• Stimuleer eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel bij collega's.
• Bevorder een cultuur van transparantie, waarin medewerkers informatie delen en open communiceren op alle niveaus van de organisatie.
• Zorg voor training en ontwikkeling van vaardigheden en competenties die verantwoordingsplicht stimuleren.