Contenuti formativi: crearli internamente o acquistarli? Come fare la scelta giusta

Prima o poi tutti i team L&D si trovano davanti alla stessa domanda: conviene creare i contenuti formativi internamente oppure acquistarli?

La risposta, però, non è così semplice.

Ci sono contenuti che solo la tua organizzazione può realizzare. Pensa ai processi interni, agli strumenti aziendali o alle procedure specifiche: nessun fornitore esterno li conoscerà meglio di te.

Allo stesso tempo, esistono competenze - come leadership, comunicazione o gestione del tempo - per cui sono già disponibili corsi di alta qualità, progettati da specialisti. In questi casi, partire da zero non sempre è la scelta più efficace.

Per questo la vera domanda non è creare o acquistare.

La domanda giusta è: quando ha davvero senso creare contenuti internamente e quando, invece, conviene affidarsi a una soluzione già pronta?

La maggior parte delle organizzazioni più mature non sceglie un solo approccio.

Combina entrambe le strategie, investendo tempo dove crea il maggior valore e sfruttando contenuti esterni quando permettono di risparmiare tempo senza rinunciare alla qualità.

In questa guida vedremo come prendere questa decisione in modo consapevole.

Cosa significa creare o acquistare contenuti formativi?

Prima di capire quale approccio scegliere, è utile chiarire cosa si intende davvero con creazione interna e acquisto di contenuti formativi.

Creare contenuti formativi internamente

Creare contenuti internamente significa sviluppare percorsi di apprendimento pensati su misura per la tua organizzazione, utilizzando risorse interne oppure affidandoti a un partner specializzato. Può significare, ad esempio:

• coinvolgere gli esperti aziendali nella creazione di corsi, video o guide;

• progettare percorsi e-learning con il team L&D;

• collaborare con un'agenzia specializzata per sviluppare contenuti personalizzati.

Questo approccio è particolarmente efficace quando la formazione riguarda aspetti che rendono unica la tua organizzazione, ad esempio:

• strumenti e software interni;

• processi aziendali;

• procedure operative;
• requisiti normativi specifici;

• cultura e modalità di lavoro.

In questi casi nessun contenuto generico potrà essere preciso quanto uno creato direttamente da chi conosce l'azienda.

Naturalmente c'è anche l'altro lato della medaglia.

Realizzare contenuti richiede tempo, competenze e un investimento continuo. Dopo la pubblicazione, infatti, i materiali devono essere aggiornati ogni volta che cambiano processi, strumenti o normative. È un aspetto che spesso viene sottovalutato, ma che incide molto sul costo complessivo del progetto.

Acquistare contenuti formativi

Acquistare contenuti significa accedere a corsi già pronti, sviluppati da un fornitore specializzato. Le soluzioni disponibili possono includere:

• librerie complete con centinaia di corsi;

• raccolte dedicate a temi specifici, come leadership o compliance;

• percorsi di apprendimento già strutturati.

Questa soluzione funziona particolarmente bene quando si vogliono sviluppare competenze trasversali, utili in qualsiasi organizzazione, come:

• comunicazione;

• leadership;

• gestione del tempo;

• feedback;

• resilienza;

• competenze digitali.

Si tratta di argomenti che non cambiano da un'azienda all'altra e per i quali i migliori fornitori investono continuamente in progettazione didattica, qualità dei contenuti e aggiornamenti.

Lo stesso vale per temi emergenti come l'alfabetizzazione in termini di IA. Se vuoi approfondire l'argomento, puoi leggere anche la nostra guida dedicata alla formazione sull'intelligenza artificiale per i dipendenti.

L'aspetto a cui prestare maggiore attenzione è un altro: la rilevanza.

Anche il corso migliore rischia di avere poco impatto se le persone non riescono a collegarlo alla propria realtà lavorativa.

Per questo motivo è importante accompagnare i contenuti con esempi, momenti di confronto o indicazioni che aiutino i collaboratori a trasferire ciò che imparano nel proprio contesto.

È proprio questo l'approccio di GoodHabitz: offrire corsi coinvolgenti e di alta qualità su competenze trasversali, leadership, benessere e competenze digitali, progettati per essere immediatamente applicabili in contesti, ruoli e settori diversi.

Perché questa scelta mette in difficoltà molti team L&D?

Se la risposta fosse così evidente, probabilmente non stareste leggendo questo articolo.

La realtà è che quasi tutti i team L&D devono fare i conti con le stesse sfide.

Devono rispondere rapidamente alle esigenze dell'organizzazione, spesso con tempi molto stretti.

Le risorse non sono infinite e non sempre è disponibile un team di instructional designer o specialisti nella produzione di contenuti.

Nel frattempo, le persone si aspettano una formazione coinvolgente, utile e realmente applicabile al proprio lavoro.

E, come se non bastasse, il mercato offre centinaia di piattaforme e fornitori che promettono risultati molto simili.

In questo scenario è facile prendere decisioni seguendo l'abitudine.

C'è chi preferisce creare tutto internamente, con il rischio di rallentare i progetti e aumentare i costi.

E chi, invece, acquista qualsiasi contenuto disponibile, ottenendo però percorsi troppo generici e poco rilevanti per la realtà aziendale.

Nessuna delle due strategie è davvero efficace. Per fare scelte migliori serve un criterio chiaro. Ed è proprio quello che vedremo nella prossima sezione.

Creare o acquistare? Un framework pratico per decidere

La buona notizia è che non devi scegliere un approccio una volta per tutte.

Nella maggior parte dei casi, la soluzione migliore dipende dal tipo di formazione che devi realizzare.

Per capire quale strada seguire, prova a rispondere a queste quattro domande. Ti aiuteranno a capire quando conviene creare contenuti internamente e quando, invece, è più vantaggioso affidarsi a una soluzione già pronta.

1. Quanto sono specifici questi contenuti?

Questa è la domanda più importante.

Se la formazione riguarda strumenti, processi o conoscenze che appartengono solo alla tua organizzazione, la risposta è semplice: quei contenuti devi crearli tu.

Nessun fornitore esterno conosce la tua realtà aziendale quanto le persone che ci lavorano ogni giorno.

Provare a sostituire questa conoscenza con contenuti generici porta spesso a corsi poco utili e a un investimento che difficilmente ripaga.

La situazione cambia quando si parla di competenze trasversali.

Leadership, comunicazione, feedback o gestione del tempo sono temi universali. Esistono già contenuti progettati da esperti, basati su ricerche e metodologie consolidate, che molti team L&D faticherebbero a replicare con lo stesso livello di qualità.

Una domanda può aiutarvi a decidere:

Questo contenuto potrebbe essere utile, con poche modifiche, anche a un'altra azienda del nostro settore?

Se la risposta è sì, probabilmente conviene acquistarlo.

Se invece dipende dal modo in cui lavora la tua organizzazione, è un buon candidato per la creazione interna.

Crea internamente quando:

• la formazione riguarda strumenti o software aziendali;

• spiega processi interni;

• tratta procedure specifiche;

• riflette la cultura e il modo di lavorare della tua organizzazione.

Affidati a contenuti già pronti quando:

• sviluppa competenze di leadership;

• lavorate sulla comunicazione;

• affronta temi come feedback, collaborazione o gestione del tempo;

• si tratta di competenze utili in qualsiasi contesto lavorativo.

2. Quanto tempo hai a disposizione?

Anche le tempistiche contano.

Può capitare che emerga un nuovo bisogno formativo all'improvviso: entra in vigore una normativa, viene introdotto un nuovo software oppure l'azienda cresce rapidamente e bisogna formare molte persone in poco tempo.

Creare un corso da zero richiede tempo.

Bisogna raccogliere le informazioni, progettare il percorso, realizzare i contenuti, rivederli e pubblicarli.

Per un corso di qualità possono servire settimane. Per programmi più articolati, anche mesi.

Se invece hai bisogno di una soluzione nell'arco di pochi giorni, partire da zero potrebbe non essere la scelta migliore.

Una libreria di contenuti già pronta permette di selezionare i corsi più adatti e renderli disponibili quasi subito, anche a centinaia di collaboratori.

Ma non è solo una questione di velocità.

Ogni settimana che il team L&D dedica alla creazione di un corso sulla comunicazione è una settimana in meno da investire in attività che solo il tuo team può svolgere, come progettare percorsi strategici o supportare il cambiamento organizzativo.

Crea internamente quando:

• puoi pianificare con anticipo;

• il contenuto è davvero unico;

• hai tempo e risorse per svilupparlo con cura.

Acquista quando:

• serve una risposta rapida;

• devi formare molte persone in tempi brevi;

• l'argomento è già ampiamente trattato da contenuti di qualità.

3. Hai le competenze giuste per creare questi contenuti?

Conoscere bene un argomento non basta per trasformarlo in un buon corso.

Per creare un'esperienza di apprendimento efficace servono due competenze diverse:

• conoscere la materia;

• sapere come insegnarla.

Molte organizzazioni possiedono già un patrimonio enorme di competenze interne.

Pensiamo agli esperti di prodotto, ai responsabili di funzione o ai tecnici.

Il problema è che essere esperti non significa automaticamente saper progettare un percorso formativo.

Senza una struttura adeguata, anche le conoscenze più preziose rischiano di trasformarsi in lunghe presentazioni, documenti difficili da seguire o video ricchi di informazioni ma poco coinvolgenti.

La vera domanda, quindi, non è se i tuoi esperti siano preparati.

È se abbiano gli strumenti giusti per condividere ciò che sanno in modo chiaro, efficace e coinvolgente.

Con il giusto supporto non è necessario che diventino instructional designer.

Soluzioni come GoodHabitz Experts aiutano gli esperti aziendali a organizzare le proprie conoscenze e a trasformarle in contenuti di apprendimento ben strutturati, anche grazie al supporto dell'intelligenza artificiale.

Se vuoi approfondire questo tema, dai un'occhiata anche alla nostra guida su come usare l'AI per creare materiali formativi.

Crea internamente quando:

• hai competenze di progettazione didattica;

• oppure disponete di strumenti che aiutano gli esperti aziendali a creare contenuti efficaci.

Acquista quando:

• gli esperti interni hanno poco tempo;

• manca esperienza nella progettazione didattica;

• non hai ancora strumenti che semplificano la creazione dei contenuti.

4. Hai considerato il costo nel lungo periodo?

Quando si parla di creare contenuti internamente, è facile concentrarsi solo sull'investimento iniziale.

In realtà, il lavoro non finisce con la pubblicazione del corso.

Ogni contenuto deve essere aggiornato nel tempo. I processi cambiano. I software vengono sostituiti. Le normative si evolvono.

E un corso non aggiornato non è soltanto poco utile: rischia di trasmettere informazioni sbagliate.

Questo significa che ogni contenuto creato internamente comporta anche un impegno futuro.

Con i contenuti acquistati, invece, la manutenzione è generalmente a carico del fornitore. Gli aggiornamenti vengono gestiti automaticamente e il tuo team può concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto.

Per competenze come leadership, soft skill o digital literacy, questo rappresenta spesso un vantaggio importante.

Crea internamente quando:

• sei pronti a mantenere i contenuti aggiornati nel tempo;

• il livello di personalizzazione giustifica l'investimento.

Acquista quando:

• vuoi ridurre il lavoro di manutenzione;

• il tema non dipende dalla tua realtà aziendale e richiede aggiornamenti continui.

Produzione interna o acquisto: uno sguardo d'insieme

In sintesi

Non esiste una risposta universale.

La scelta migliore dipende sempre da quattro fattori:

• quanto il contenuto è specifico per la tua organizzazione;

• quanto velocemente ti serve;

• quali competenze hai a disposizione;

• quanto tempo e risorse sei disposti a dedicare anche alla manutenzione futura.

Se valuti questi aspetti prima di iniziare un nuovo progetto formativo, sarà molto più semplice decidere se creare un contenuto da zero oppure scegliere una soluzione già pronta.

Scenari pratici: quando conviene creare contenuti internamente e quando acquistarli

I framework sono utili, ma è ancora più semplice capire come funzionano quando li si applica a situazioni concrete.

Ecco quattro esempi che rispecchiano le decisioni che molti team L&D si trovano a prendere ogni giorno.

Scenario 1: sviluppare le soft skill in tutta l'organizzazione

La scelta migliore: acquistare contenuti già pronti

Immagina un'azienda di servizi in forte crescita, con team distribuiti in più Paesi.  

L'obiettivo è aiutare manager e collaboratori a sviluppare competenze come comunicazione, collaborazione e capacità di influenzare gli altri. Il team L&D è piccolo e deve muoversi rapidamente.

In questo caso, affidarsi a contenuti già pronti è spesso la soluzione più efficace.

Le competenze trasversali sono state studiate a fondo e oggi esistono percorsi di apprendimento di alta qualità, progettati da specialisti. Ricrearli internamente richiederebbe molto tempo, senza offrire un reale valore aggiunto.

Il contributo del team L&D è un altro: scegliere i contenuti più adatti, adattarli al contesto aziendale e accompagnarne l'adozione, così che le persone possano metterli in pratica nel lavoro di tutti i giorni.

Scenario 2: formare le persone su strumenti e processi interni

La scelta migliore: creare contenuti internamente

Un'azienda di logistica introduce un nuovo software per la gestione delle spedizioni. Tutti gli operatori devono imparare a utilizzarlo in tempi rapidi.

Qui la risposta è chiara.

Nessun fornitore esterno conosce il sistema, le procedure aziendali o il modo in cui il software viene utilizzato nella pratica. Per essere davvero utile, la formazione deve rispecchiare la realtà dell'organizzazione.

La sfida non è tanto raccogliere le informazioni, quanto trasformarle in un percorso semplice, chiaro e facile da applicare fin dal primo giorno.

Scenario 3: preparare i nuovi manager al ruolo

La scelta migliore: un approccio misto

Un'azienda tecnologica sta lanciando un percorso dedicato ai manager di prima nomina.

Tra gli argomenti ci sono feedback, colloqui one-to-one, gestione delle performance e sviluppo del team. Allo stesso tempo, l'azienda vuole trasmettere anche il proprio modello di leadership e i valori che lo guidano.

In questo caso la soluzione migliore è combinare contenuti esterni e contenuti interni.

Le competenze di leadership di base sono già disponibili in corsi di alta qualità, quindi non è necessario ripartire da zero.

Vale invece la pena creare internamente tutto ciò che rende unico il modo di fare leadership nella tua organizzazione.

Il risultato è un percorso completo: da una parte contenuti solidi e già pronti, dall'altra esempi, principi e strumenti che riflettono davvero la cultura aziendale.

Scenario 4: formazione sulla compliance

La scelta migliore: una strategia ibrida

Pensiamo a un'organizzazione del settore finanziario che deve erogare la formazione annuale su protezione dei dati, antiriciclaggio e conflitti di interesse.

Le normative sono comuni a tutto il settore, quindi ha senso utilizzare contenuti sviluppati da fornitori specializzati.

Per essere davvero efficace, però, la formazione deve spiegare anche come queste regole si applicano nella pratica quotidiana dell'azienda.

È qui che entrano in gioco i contenuti interni: procedure, policy, responsabilità e processi di escalation.

Un approccio ibrido permette di unire il meglio dei due mondi: contenuti aggiornati sulle normative e indicazioni concrete su come applicarle nella realtà aziendale.

Perché una strategia ibrida è quasi sempre la scelta migliore

Se c'è un elemento che accomuna i team L&D più efficaci, è questo: non si chiedono se creare contenuti internamente oppure acquistarli.

Si chiedono quali contenuti vale davvero la pena creare e quali, invece, è più conveniente acquistare.

Oggi il valore del team L&D non sta nel produrre il maggior numero possibile di corsi. Sta nell'aiutare le persone ad accedere al contenuto giusto, nel momento giusto.

Questo significa concentrare tempo ed energie sui contenuti che solo la tua organizzazione può creare e utilizzare soluzioni già pronte per tutto ciò che non richiede un elevato livello di personalizzazione.

In pratica:

• Acquista contenuti per sviluppare competenze trasversali, leadership, benessere e altri temi comuni a tutte le organizzazioni.

• Crea internamente i contenuti che raccontano il tuo modo di lavorare, i tuoi processi, i tuoi strumenti e la tua cultura aziendale.

• Evita di reinventare la ruota. Ogni ora dedicata a ricreare un contenuto che esiste già è un'ora sottratta ad attività in cui il tuo team può fare davvero la differenza.

I migliori team L&D non producono più contenuti degli altri.

Producono quelli giusti.

Come mettere in pratica questa strategia

Avere un framework è un buon punto di partenza.

Il passo successivo è applicarlo ai bisogni formativi della tua organizzazione.

1. Fai il punto sui contenuti che hai già

Prima di creare nuovi corsi, analizza quelli esistenti.

Quali vengono utilizzati con continuità?

Quali, invece, rimangono inutilizzati?

Potresti scoprire di avere contenuti duplicati o di pagare per risorse esterne che coprono argomenti già sviluppati internamente.

2. Decidi cosa creare e cosa acquistare

Per ogni esigenza formativa, riprendi le quattro domande viste in precedenza.

Il contenuto è specifico della tua organizzazione?

Quanto è urgente?

Hai le competenze per realizzarlo?

Chi se ne occuperà nel tempo?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a fare una scelta consapevole, invece di seguire semplicemente le abitudini del passato.

3. Individua le aree ancora scoperte

Una volta analizzati i contenuti esistenti, sarà più semplice capire dove ci sono ancora lacune.

Quali competenze non sono ancora supportate?

Quali interventi avrebbero il maggiore impatto sulle persone e sul business?

4. Stabilisci le priorità

Non tutto può essere fatto contemporaneamente. Valuta ogni iniziativa in base a due criteri:

• l'impatto che può avere sull'organizzazione;

• l'urgenza con cui deve essere realizzata.

Questo ti aiuterà a pianificare gli interventi in modo più efficace.

5. Definisci responsabilità e strumenti

Se decidi di creare contenuti internamente, chiarisci fin dall'inizio chi farà cosa.

Chi mette a disposizione le competenze?

Chi progetta il percorso?

Quali strumenti verranno utilizzati?

Se invece scegli contenuti esterni, individua il fornitore più adatto e pensa a come integrarli nella tua realtà aziendale.

Per approfondire il processo di creazione di percorsi interni, puoi leggere anche la nostra guida dedicata alla formazione in-house.

6. Rivedi la strategia con regolarità

Le esigenze formative cambiano, così come cambiano le priorità dell'organizzazione. Per questo la tua strategia non dovrebbe rimanere immutata nel tempo.

Rividila almeno una volta all'anno, oppure ogni volta che affronta un cambiamento importante.

Nella maggior parte dei casi, la soluzione più efficace sarà una combinazione di contenuti interni ed esterni: corsi pronti all'uso per sviluppare competenze trasversali e strumenti semplici per trasformare il know-how aziendale in percorsi di apprendimento strutturati.

È questo equilibrio che permette di costruire una formazione davvero efficace, capace di crescere insieme all'organizzazione.

Conclusione: non scegli tra creare e acquistare. Scegli la combinazione giusta.

Creare contenuti internamente o acquistarli non è una gara con un vincitore. Entrambi gli approcci hanno un ruolo importante all'interno di una strategia L&D efficace.

Chi cerca di fare tutto internamente rischia di investire tempo prezioso nella creazione di contenuti che esistono già.

Chi si affida solo a contenuti esterni, invece, rischia di proporre percorsi troppo generici e poco vicini alla realtà dell'organizzazione.

La domanda, quindi, non è "creare o acquistare?" La domanda giusta è: "dove può creare più valore il tempo del nostro team?"

Quando investi le tue energie nei contenuti che solo la tua organizzazione può realizzare e ti affidi a soluzioni di qualità per tutto il resto, il team L&D può lavorare in modo più strategico, raggiungere più persone e concentrarsi sulle attività che fanno davvero la differenza.

Con GoodHabitz puoi contare su entrambe le possibilità: una ricca libreria di contenuti pronti all'uso per sviluppare le competenze più richieste e strumenti che aiutano gli esperti aziendali a trasformare il proprio know-how in percorsi formativi efficaci.

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FAQ: creare o acquistare contenuti formativi

È sempre più conveniente acquistare contenuti formativi invece di crearli internamente?

Nella maggior parte dei casi sì, soprattutto se si considera il costo complessivo della produzione.

Creare un corso non significa solo dedicare tempo alla progettazione. Bisogna coinvolgere le persone giuste, utilizzare gli strumenti adeguati e, soprattutto, mantenere i contenuti aggiornati nel tempo.

Con una libreria di corsi già pronta, invece, gli aggiornamenti e il controllo qualità sono generalmente gestiti dal fornitore, riducendo il carico di lavoro per il team L&D.

Ci sono però delle eccezioni. Se la formazione riguarda processi, strumenti o conoscenze specifiche della tua organizzazione, creare contenuti internamente rimane la scelta migliore.

Quali contenuti è meglio acquistare?

Le soluzioni già pronte sono ideali per sviluppare competenze trasversali, come comunicazione, leadership, gestione del tempo, benessere, competenze digitali e molti temi legati alla compliance.

Sono argomenti validi in qualsiasi organizzazione e i migliori fornitori investono continuamente nella qualità dei contenuti, nella progettazione didattica e negli aggiornamenti.

Quali contenuti è meglio creare internamente?

Tutti quelli che raccontano la tua realtà aziendale.

Parliamo, ad esempio, della formazione su strumenti e software interni, processi, procedure, policy aziendali o cultura organizzativa.

Nessun fornitore esterno conosce questi aspetti quanto le persone che lavorano nella tua azienda. Per questo, difficilmente un contenuto generico riuscirà a essere altrettanto utile e rilevante.

È possibile combinare entrambe le strategie?

Assolutamente sì. Anzi, è l'approccio scelto dalla maggior parte delle organizzazioni più mature. I contenuti esterni permettono di sviluppare rapidamente competenze comuni a tutta l'azienda, mentre quelli creati internamente aiutano a trasmettere conoscenze, processi e modalità di lavoro che rendono unica la tua organizzazione. La chiave è decidere di volta in volta quale soluzione risponde meglio allo specifico bisogno formativo.

Qual è l'errore più comune quando si decide di creare contenuti internamente?

Pensare solo alla fase di creazione. Realizzare un corso è solo il primo passo. Ogni contenuto dovrà essere aggiornato quando cambiano processi, strumenti, prodotti o normative. Per questo, prima di iniziare, non chiederti solo: "Siamo in grado di crearlo?" Chiediti anche: "Saremo in grado di mantenerlo aggiornato nel tempo?"

Come capire se il nostro team è pronto a creare contenuti formativi?

Per realizzare contenuti efficaci servono due elementi: una solida conoscenza dell'argomento e la capacità di trasformarla in un'esperienza di apprendimento coinvolgente.

Se i contenuti che produci oggi sono soprattutto documenti molto lunghi, presentazioni ricche di testo o video poco strutturati, probabilmente è il momento di investire in strumenti migliori, nella progettazione didattica o nel supporto di specialisti.

L'obiettivo non è semplicemente condividere informazioni, ma aiutare le persone a imparare e a mettere in pratica ciò che hanno appreso.