Tijd om inspiratie op te doen bij Sciensano

Nicolas Duquenois werkt bij de afdeling P&O (People & Organisation) van Sciensano, in het departement competentie- en loopbaanontwikkeling. Hij is verantwoordelijk voor het organiseren van opleidingen voor alle beroepsgroepen en voor het digitale leerproject waar Rise Up en GoodHabitz deel van uitmaken. Vandaag laten we hem aan het woord over de ervaring van zijn organisatie met de online trainingen voor medewerkers van GoodHabitz.

Scienscano x Goodhabitz in cijfers

- Inlogpercentage: 67%

- Retentiegraad: 75%

- Aantal inschrijvingen: 1336

- Totaal aantal trainingsuren: 2700 uur

- Gemiddelde opleidingstijd per medewerker: 2,5 uur

- Score: 8,9/10

Competentieontwikkeling bij Sciensano

Skills ontwikkelen heeft altijd al op de agenda gestaan bij Sciensano, maar is de laatste jaren nog belangrijker geworden. Investeren in het opleiden van personeel is namelijk cruciaal geworden om nieuw talent aan te trekken. “De gezondheidszorg gaat achteruit, overal zijn er bezuinigingen. In die context moet je talent kunnen aantrekken en behouden, ondanks lagere lonen. E-learning is een betaalbare manier om medewerkers te motiveren om het beste van zichzelf te geven in hun tijd bij Sciensano”, zegt Nicolas Duquenois.

De hybride manier van werken en het feit dat teams op verschillende vestigingen zitten, maakten het nog noodzakelijker om voor een digitale trainingstool te gaan. E-learning was dus een logische keuze voor Sciensano. Niet om fysieke opleidingen te vervangen, maar om ze aan te vullen en in te spelen op de specifieke en acute behoeften van medewerkers.

Vóór 2022 stonden de weinige digitale leermiddelen op het intranet van Sciensano. Die waren beperkt tot opnames van webinars en PowerPoint-presentaties, maar waren niet heel gebruiksvriendelijk en werden niet echt gepromoot. Nicolas en zijn team wilden het gebrek aan opleidingsmateriaal aanpakken en een modern e-learningproject starten, te beginnen met de aanschaf van een LMS. Ze stelden een panel van twintig medewerkers samen die Sciensano goed vertegenwoordigden om verschillende platformen te testen. De finale keuze viel op RiseUp, dat ook kant-en-klare content biedt, zoals de GoodHabitz catalogus. “We wilden meteen een catalogus met kwalitatief hoogstaande trainingen beschikbaar hebben bij de implementatie van het LMS. En omdat intern content ontwikkelen te tijdrovend was en niet binnen onze mogelijkheden lag, kozen we voor content die direct inzetbaar was”, vertelt Nicolas.

Waarom GoodHabitz?

Het moderne, leuke, toegankelijke en personaliseerbare aanbod van GoodHabitz maakte het verschil. En dat allemaal voor een klein bedrag: met slechts 20% van het opleidingsbudget krijgen alle Sciensano-medewerkers toegang tot persoonlijke ontwikkeling. Dat de catalogus niet alleen soft skills, maar ook hard skills zoals het Office-pakket omvat, voldoet ook aan de criteria van Sciensano.

De steun en begeleiding van RiseUp en GoodHabitz bij het project waren eveneens doorslaggevend. “Het is een groot voordeel om een persoonlijke GoodHabitz coach te hebben die ons begeleidt en ons advies op maat geeft. We hebben zelfs kunnen deelnemen aan contactmomenten met andere organisaties die GoodHabitz gebruiken om kennis uit te wisselen en inspiratie op te doen voor onze eigen leercultuur”, legt Nicolas uit.

De sleutel tot succes

Het project Sciensano Academy, dat is ontstaan uit de samenwerking met RiseUp en GoodHabitz, is er gekomen dankzij de inspanningen op communicatiegebied van de afdeling P&O. Het concept is uitgewerkt met een visie, een slogan (“Leren, delen, vooruitgaan”), pictogrammen en specifieke kleuren voor elke kerncompetentie. Dankzij de duidelijke structuur en samenhang, zowel voor e-learning als voor fysieke opleidingen, kunnen medewerkers aansluiting vinden bij de visie van het bedrijf. De strategie van Sciensano om medewerkers te motiveren, vat Nicolas in drie woorden samen: eenvoud, personalisering en contextualisering. Concreet betekent dit dat de juiste content op het juiste moment en op de juiste manier moet worden aangeboden.

Op het juiste moment

Het afstemmen van de trainingen op de specifieke context was een belangrijke voorwaarde voor het succes van GoodHabitz bij de medewerkers van Sciensano, in de eerste plaats vanuit een centraal perspectief. "In plaats van de volledige catalogus op basis van selfservice aan te bieden aan alle medewerkers, stelde onze GoodHabitz coach ons voor om bepaalde trainingen op specifieke momenten te publiceren. We communiceren die lanceringen centraal via ons intranet. Zo hebben we bijvoorbeeld ingespeeld op de internationale dag voor culturele diversiteit en tegen discriminatie om de GoodHabitz training ‘Culturele diversiteit’ online te zetten en te promoten", licht Nicolas toe.

De kalender met terugkerende thema's, een gratis tool van GoodHabitz, stelt maandelijks tientallen belangrijke data en evenementen voor om managers te helpen trainingen te promoten door ze in hun context te plaatsen. En die communicatie-inspanningen werpen hun vruchten af: werknemers tonen veel meer interesse in leercontent wanneer die in zijn context wordt geplaatst, dan wanneer de content simpelweg in het LMS wordt geïntegreerd zonder actieve promotie.

Op individueel niveau wordt meteen tegemoet gekomen aan de behoeften van medewerkers – en medewerkers worden zelf betrokken bij het project om de training te integreren. "Ik heb bijvoorbeeld een collega die een training wilde volgen over feedback, een onderwerp waarvoor we nog geen online of fysieke opleiding hadden. Ze heeft de training ‘De kunst van feedback’ van GoodHabitz kunnen testen, haar favoriete activiteiten kunnen delen en haar mening kunnen geven voordat we de training in ons LMS hebben opgenomen voor de rest van de medewerkers." Door je medewerkers bij het GoodHabitz traject te betrekken, maak je ambassadeurs van hen, waardeer je hen en laat je zien dat er naar hun mening wordt geluisterd.

Op de juiste manier

“We hechten er veel belang aan om leren in de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers te verankeren”, legt Nicolas uit. Met GoodHabitz is dat eenvoudig: lerenden hebben toegang tot content voor persoonlijke ontwikkeling waar en wanneer ze maar willen. Tijdens het telewerken, in de trein naar kantoor via de mobiele app, in het laboratorium: flexibiliteit is het sleutelwoord om medewerkers te motiveren.

Nicolas en zijn team hebben de medewerkers ook een hele reeks tips gegeven om optimaal te leren en de overstap naar e-learning soepel te laten verlopen. “Werk in een rustige omgeving, in korte sessies, in je eigen tempo, en creëer een leerroutine (bijvoorbeeld elke dinsdagmiddag leren): er zijn allerlei trucjes om van leren een goede gewoonte te maken.”

Positieve resultaten

Vijf maanden na de lancering van RiseUp en GoodHabitz hadden twee derde van de medewerkers van Sciensano zich al aangemeld op het platform en hadden zij al meer dan 2700 uur besteed aan persoonlijke ontwikkeling. De trainingen in talen, Excel, Goed in je vel zitten, Tijdmanagement en Beslissingen nemen zonder stress waren het populairst wat betreft het aantal inschrijvingen. Houd je goede voornemens vol heeft het record van de training met het hoogste voltooiingspercentage.

Sciensano heeft de investering in trainingen al terugverdiend door het aantrekken van talent. "Mijn collega's van de rekruteringsdienst wijzen kandidaten altijd op het aanbod van GoodHabitz, omdat de nieuwe generaties steeds meer belang hechten aan de ontwikkelingsmogelijkheden die een werkgever biedt. Het loon en de arbeidsvoorwaarden alleen volstaan niet langer! We merken dat veel nieuwe medewerkers meteen hun account op de Sciensano Academy gebruiken. Niet alleen voor de verplichte onboardingmodule, maar ook voor de GoodHabitz trainingen die ze zelf kunnen kiezen."

En dat is nog maar het begin! Nicolas heeft nog meer plannen om het aanbod van RiseUp x GoodHabitz optimaal te benutten. Bijvoorbeeld managers meer betrekken bij het selecteren van relevante trainingen en die trainingen gebruiken in individuele ontwikkelingsplannen, of collega's stimuleren om kennis uit te wisselen en te delen. Nicolas rondt graag af met een laatste gouden aanbeveling: "Investeer in e-learning en breng de catalogus tot leven met een communicatiestrategie die net zo creatief en dynamisch is als de trainingen van GoodHabitz."