L’ufficio del futuro

Nell’ultimo anno, la maggior parte dei lavoratori si sono dovuti adeguare alla nuova realtà dello smart working. Alcune aziende hanno avuto bisogno di un po’ di tempo per abituarsi a questo cambiamento, mentre per altre la possibilità di lavorare da remoto era già parte della cultura aziendale. In un caso o nell’altro, quel che è certo a partire da marzo 2020 le riunioni si sono spostate online, e il numero di videocall, conferenze virtuali e webinar è cresciuto in modo esponenziale.

Come sarà, se ci sarà?
The Future Workplace 2X

Prima della pandemia, l’ufficio era considerato un asset fondamentale per incentivare la produttività, creare una forte cultura aziendale e attrarre i migliori talenti. Oggi le cose sono cambiate molto e tutti noi siamo entrati a far parte del grande “esperimento” del lavoro da remoto. E nonostante a tutti manchino le chiacchiere con i colleghi e la pausa caffè in compagnia, quando si parla di produttività sembra che i professionisti se la stiano comunque cavando molto bene. Secondo uno studio globale di Leesman, infatti, i professionisti che ritengono di lavorare in maniera produttiva in smart working sono l’82,7%, mentre quelli che ci riescono dall’ufficio sono il 62,8%. Nonostante le difficoltà del periodo, questi sono certamente dati positivi e incoraggianti. Ma guardando al futuro, cosa possiamo aspettarci dalla quotidianità lavorativa?

L’epoca degli uffici fisici è finita?

Allo stato attuale delle cose, l’ipotesi che in futuro si ritorni alle stesse logiche lavorative della “vecchia normalità” sembra improbabile. Il lavoro da remoto offre infatti una serie di benefici ai quali difficilmente i professionisti saranno più disposti a rinunciare in futuro. Ad esempio, consente di evitare il pendolarismo – con effetti positivi sull’impatto ambientale – e permette di trascorrere più tempo con la famiglia. Le aziende dovranno quindi adeguarsi a queste nuove abitudini dei propri collaboratori, che dopo aver provato un simile livello di flessibilità non vorranno più tornare indietro. Tuttavia, è bene considerare che un buon ambiente lavorativo è fondamentale per incentivare la soddisfazione e la produttività, e l’ufficio può sicuramente essere un buon valore aggiunto per la creazione di una cultura aziendale positiva. Forbes, ad esempio, ritiene che gli uffici fisici non debbano sparire in futuro. Ecco perché:

1. Gli esseri umani hanno bisogno di socialità

Il primo punto da considerare è che gli esseri umani hanno bisogno di socialità, e l’ufficio è il luogo in cui avvengono la maggior parte delle interazioni sociali tra colleghi. Certo, non tutti hanno la stessa necessità di interagire con il prossimo, ma quando si lavora insieme può essere molto utile mantenere alto il livello di collaborazione e scambio personale. Certo, la tecnologia ci aiuta a creare e nutrire i rapporti anche a distanza, ma questo tipo di interazione soddisfa solo parzialmente il nostro bisogno di relazioni sociali.

2. Caffè e chiacchiere

L’ufficio crea anche delle importanti occasioni di condivisione e scambio di idee. La creatività si nasconde ovunque e le intuizioni geniali possono venire in qualsiasi momento, ma lavorare insieme crea terreno fertile per discussioni stimolanti e pertanto amplia le probabilità di generare qualcosa di nuovo e arricchire le nostre idee con quelle degli altri. Anche perché, a differenza di quanto avviene durante le videochiamate tra gruppi di lavoro che si conoscono e si confrontano già spesso, l’ufficio consente di interagire anche con colleghi di altri dipartimenti, magari davanti a un caffè. In poche parole, sebbene si possa lavorare in maniera perfettamente efficiente anche da casa, frequentare l’ufficio consente di avere interazioni diverse e stimolanti.

3. L’unione fa la forza

Andare in ufficio e vedere attorno a sé un gruppo di persone impegnate a raggiungere un obiettivo comune crea un maggiore senso di appartenenza. Ci ricorda che siamo uniti per qualcosa di più grande dei singoli compiti che ciascuno di noi deve portare a termine. Inoltre, ritrovarsi in ufficio aiuta a sostenersi a vicenda nei momenti di difficoltà e celebrare i successi dei diversi team. Questo tipo di interazione faccia a faccia ci aiuta a ricaricare le energie in un modo che i social media o gli strumenti di comunicazione online non possono eguagliare.

4. Combattere la monotonia

Un altro aspetto da considerare è il desiderio di varietà, che il luogo di lavoro contribuisce a soddisfare. Questa pandemia ci ha insegnato che siamo in grado di allenarci, insegnare, imparare, lavorare, acquistare e socializzare anche da casa, ma non significa che questo modo di vivere sia ciò di cui abbiamo realmente bisogno per la nostra salute. Una ricerca di Forbes dimostra che la monotonia ha effetti negativi sulla nostra mente e sulla nostra produttività, e che pertanto è necessario mettere in pratica alcune azioni curative quali mantenere alto il livello di socialità, riconnettersi con la natura, fare delle pause, rendersi utili agli altri e così via. Recarsi in ufficio, anche periodicamente, può quindi aiutare a combattere la monotonia e tenere più attivo il cervello.

5. Dove si va?

La pandemia ha drasticamente ridotto anche il movimento fisico che svolgevamo in passato, togliendoci anche le brevi passeggiate per raggiungere l’ufficio o per passare da una sala riunioni all’altra. Se prima ci spostavamo tutti verso il luogo di lavoro, ora non facciamo altro che alzarci dal letto e metterci alla scrivania, facendo al massimo una breve deviazione verso la cucina o il bagno. Mantenersi in esercizio, però, ci aiuta a migliorare la memoria, e avere un luogo da raggiungere ci aiuta a sentirci meno disorientati. Pertanto, la pedalata verso l’ufficio o i pochi passi tra le scrivanie e la macchinetta del caffè al quarto piano sono più importanti di quanto sembri.

6. La cultura aziendale

Non poter più frequentare l’ufficio crea anche delle difficoltà in termini di cultura aziendale. Quest’ultima, infatti, diventa in buona parte intangibile, rendendo anche più complessa l’attrazione di nuovi talenti.

Anche gli stessi manager si sono dovuti adattare a nuove forme di leadership e gestione dei propri team. Le videochiamate sono certamente di grande aiuto, ma non si può negare che non tutte le aziende abbiano avuto le stesse capacità di adattamento alla situazione attuale. Tra i rischi che si corrono in questo periodo, ad esempio, vi è quello che parte del lavoro svolto dai collaboratori non venga adeguatamente ricompensato perché non sufficientemente visibile agli occhi del manager. Inoltre, diventa più difficile dare spazio alle idee e ai suggerimenti provenienti dai dipendenti, i quali però oggi hanno ancor più bisogno di essere ascoltati e motivati.

Noi di GoodHabitz, ad esempio, organizziamo dei meeting periodici in cui ci scambiamo informazioni di ogni tipo, raccontiamo i progetti che abbiamo portato a termine o sui quali programmiamo di lavorare, o semplicemente scambiamo due chiacchiere informali per sentirci più vicini.

Da ufficio a hub

Alla luce di quanto considerato fino a qui e in considerazione del fatto che sia lo smart working che l’ufficio fisico hanno degli importanti benefici ai quali non rinunciare anche in futuro, si può dire che sia giunto il momento di ripensare l’ufficio tradizionale e adattarlo alle nuove necessità sorte. Questo compito spetterà soprattutto ai team di HR, Office management e IT, che dovranno unire le forze per trovare il nuovo equilibrio perfetto.

Chi si occupa di HR, nei prossimi anni, è destinato ad avere un ruolo sempre più vicino a quello di un coach. Il team HR, infatti, avrà il compito di creare e mantenere una cultura aziendale positiva, incentivare il dialogo e l’interazione e promuovere lo sviluppo personale e professionale dei singoli individui. Per far questo, sarà importante pensare fuori dagli schemi, tenere sempre d’occhio i trend e i nuovi sviluppi in ambito Learning and Development e concentrarsi innanzitutto sul benessere psicofisico dei professionisti.

Oggi non è più necessario assegnare a ciascuno la propria scrivania, ma è fondamentale creare un luogo in cui far fiorire innovazione, creatività e sviluppo. L’ufficio, quindi, esisterà ancora ma si trasformerà in un vero e proprio hub collaborativo; e allo stesso tempo lo smart working manterrà la rilevanza e la credibilità acquisite.

In poche parole, non si tratterà di scegliere tra l’una e l’altra cosa, ma di far coesistere entrambe le realtà a beneficio dei singoli individui e dell’organizzazione nel suo complesso.

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