Wie du internes Wissen in relevante und skalierbare Kurse verwandelst

Wir alle kennen das: Diese eine Kollegin, die ein Projekt von Anfang an betreut, verlässt das Unternehmen, und plötzlich weiß niemand mehr so genau, wie es weitergeht. Oder der eine Kollege, der das neue Tool eingeführt hat und alle Fragen dazu beantworten konnte, macht ein Sabbatical, und plötzlich hakt es in den Prozessen.

Wenn internes Know-how nicht rechtzeitig gesammelt und aufbereitet wird, ist das Risiko des Wissensverlusts groß. Bei der persönlichen Übergabe an andere bleibt meist nur Zeit für die Grundlagen. Detailwissen, Sonderfälle und ähnliches verlassen das Unternehmen mit der Person, die geht.

Die gute Nachricht: Du bist mit dieser Herausforderung nicht allein. Internes Wissensmanagement ist in vielen Unternehmen:

• auf mehrere Köpfe verteilt,
• kurzlebig und
• nur schwer für die Weiterbildung nutzbar.

Einheitliche, effektive und relevante Trainings zu internem Wissen zu erstellen, zählt bis heute zu den größten Herausforderungen von HR- und L&D-Teams.

GoodHabitz Experts bietet eine Lösung.

Die KI-gestützte Plattform ist mehr als ein Autorentool für E-Learning-Kurse. Mit ihr erstellst du relevante Kurse zu internen Richtlinien, Prozessen und Fachwissen, und das in weniger als 30 Minuten. Grafikdesign? Agentur? Wochenlange Abstimmungszyklen? Alles nicht notwendig.

Finde heraus,

• warum Wissensmanagement im Unternehmen oft so schwierig ist,
• wie du mit GoodHabitz Experts die gängigsten Hürden überwindest
• und was die Plattform von klassischen Autorentools fürs E-Learning unterscheidet.

Wissenstransfer im Unternehmen: 3 Probleme, die jedes L&D-Team kennt

Die Herausforderungen, vor die uns eine effiziente Wissensweitergabe im Unternehmen stellt, sind nicht neu. Viele L&D-Teams haben bereits diverse Methoden für den Wissenstransfer im Unternehmen ausprobiert – mit mäßigem Erfolg. Warum?

1. Internes Know-how wohnt in vielen verschiedenen Köpfen

Geschäftskritisches Wissen wohnt meist in mehreren Köpfen oder wird auf gemeinsamen Laufwerken abgespeichert. Geteilt wird es, wenn überhaupt, in informellen Gesprächen. Und sobald Richtlinien, Kurse oder Onboarding-Programme aktualisiert werden müssen, wird das Zusammentragen der relevanten Informationen für L&D schnell zum Spießrutenlauf.

Am Ende verschwinden Dokumente in Archiven, veraltete Zahlen landen in Präsentationen, und PDFs werden „FYI“ verschickt und kaum gelesen. Ein echter Wissenstransfer im Unternehmen kann so nicht stattfinden. Eine Fraunhofer-Umfrage zeigt auf:

78 % der Mitarbeitenden sagen, dass essenzielles Wissen in ihrem Unternehmen häufig oder gelegentlich verloren geht.

Und selbst wenn das Wissen da ist, muss es für ein effektives Wissensmanagement erst einmal gesammelt und gestreut werden. Eine Gartner Umfrage zeigt: 

47 % der Digital Worker haben Schwierigkeiten, die Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen, zu finden.

Und wenn sie dann fündig werden, stehen sie gleich vor der nächsten Herausforderung: der praktischen Umsetzung. Warum? Weil Dokumente nur die Inhalte einer Richtlinie enthalten, jedoch nicht erklären, wie die Richtlinie in der Praxis umzusetzen ist.

Am Ende interpretiert jedes Team die Vorgaben auf seine Weise und gestaltet Prozesse, die sich von Abteilung zu Abteilung und Region zu Region unterscheiden. Das führt zu Unklarheiten und Fragen, die dann beim Urheber der Richtlinie – sei es HR, die Geschäftsleitung oder eine andere Abteilung – Chats und Posteingänge füllen.

2. Lerninhalte aktuell zu halten, ist komplex und aufwendig

Das Erstellen eines Kurses ist auch nur der erste Schritt. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Lerninhalte aktuell und relevant zu halten. In den meisten Unternehmen geschieht das zeitverzögert, wenn überhaupt.

Wenn es geschieht, dann dauert es, denn der langwierige Produktionskreislauf beginnt bei jedem Update von Neuem: Entwürfe, Feedbackrunden, Freigabeschleifen. Bei L&D staut sich alles und das eigentliche Update der Lerninhalte im System lässt auf sich warten. In der Zwischenzeit tun die Mitarbeitenden das, was am schnellsten geht: andere fragen, sich aufs Hörensagen verlassen oder einfach nach bestem Wissen und Gewissen weitermachen.

Solche Wissenslücken, die nicht oder nicht zeitnah geschlossen werden, können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Eine internationale Studie von Atlassian zeigt: 

10 Stunden pro Woche verlieren Büroangestellte im Schnitt, weil sie Informationen, die sie brauchen, nicht sofort finden.

Quelle: Atlassian, The State of Teams 2025

Die Folgekosten von Ineffizienzen wie diesen sind enorm und beinhalten unter anderem:

• die Stunden, die Mitarbeitende brauchen, um Dokumente, die es zwar gibt, die sie aber nicht finden, neu zu erstellen.
• den Zeitverlust, den neue Mitarbeitende verursachen, wenn trotz Onboarding grundlegende Fragen offenbleiben.
• den Mehraufwand und die Verzögerungen, die jedes Mal entstehen, wenn die eine Person, die den Prozess allein betreut, in Urlaub geht.
• die Mehrkosten, die entstehen, weil es kein effektives System für Wissensmanagement gibt.

3. Traditionelle Autorentools führen oft nicht zum Erfolg

Wenn du schon ein paar Weiterbildungslösungen ausprobiert hast, weißt du, wie es läuft: Autorentools ermöglichen Hochglanz-Lerninhalte, aber nur, wenn Lizenzen gekauft werden, das Grafikdesign mitarbeitet und die Struktur der Inhalte im Voraus genau festgelegt ist.

Neue KI-basierte Tools versprechen schnellere Ergebnisse, allerdings nur, wenn du alles akribisch durchdenkst und vorbereitest. Erst dann können sie passende Lerninhalte zu einem bestimmten Thema erstellen. Was sie nicht liefern können, sind praktische Einblicke, weil sie das Fachwissen deiner Mitarbeitenden nur oberflächlich festhalten, aber nicht durchblicken und praktisch aufbereiten. Am Ende fehlen meist Details von Expertinnen und Experten, praxisrelevante Beispiele und erprobte Lernmethoden, die das Wissen für alle greifbar machen.

Alternativ kannst du die Arbeit auch Agenturen überlassen, aber die sind teuer und langsam. Unsere Kunden sagen:

Es kann bis zu 20.000 Euro kosten und mehrere Wochen dauern, um mit traditionellen Wissensmanagement-Methoden einen maßgeschneiderten Kurs zu erstellen.

Quelle: Daten aus der Pilotphase von GoodHabitz Experts

Bis der Kurs endlich online geht, hat sich der Prozess, um den es geht, also vielleicht schon wieder verändert.

Tools gibt es für den traditionellen Prozess genug, aber keines davon nimmt dir den schwierigsten Teil ab: aus dem Know-how der Menschen, die die meiste Erfahrung haben, Lerninhalte erstellen, von denen andere Menschen profitieren.

Die Lösung: GoodHabitz Experts für effektives Wissensmanagement

GoodHabitz Experts ist eine KI-basierte Plattform, mit der du internes Wissen von Expertinnen und Experten oder aus Dokumenten und Richtlinien sammelst und in strukturierte, sofort verwendbare Lerninhalte verwandelst – und zwar in weniger als 30 Minuten und ohne lange Vorlaufzeiten, teures Grafikdesign oder externe Agenturen.

Auf Basis der bewährten Lernmethoden, die unsere GoodHabitz Kursbibliothek so effektiv machen, erstellst du mit GoodHabitz Experts Kurse, die mehr als nur Informationen vermitteln. Die Trainings sorgen dafür, dass die Lernenden die Inhalte verstehen und verinnerlichen und dadurch ihr Verhalten in der Praxis ändern. Mit GoodHabitz Experts profitierst du von der hohen Qualität der Lerninhalte von GoodHabitz auch in eurem internen Trainingsprogramm.

Das Wissen sammelst du, indem du die Expertinnen und Experten in deinem Unternehmen bittest, ein paar Fragen für die KI zu beantworten. GoodHabitz Experts macht aus den Antworten dann eine vollständige, gut strukturierte Lesson, die du nur noch kontrollieren und freigeben musst. Und schon können sich andere Mitarbeitende das Expertenwissen aus eurem Haus aneignen.

In 3 Schritten zum erfolgreichen Wissenstransfer

Der durchdachte Workflow von GoodHabitz Experts hilft dir, die gängigsten Hürden zwischen dem vorhandenen Know-how und der geplanten Wissensvermittlung zu überwinden. In der Praxis sieht das so aus:

Schritt 1: Kurs planen

Beginne damit, die Lerninhalte zu definieren. Worum geht es?

• Eine Richtlinie, die denselben Prozess in unterschiedlichen Teams vereinheitlichen soll?
• Ein Prozess, den im Moment nur eine Person im Unternehmen beherrscht?
• Essenzielles Wissen, das verloren gehen könnte, weil Positionen gewechselt werden oder ein Ruhestand bevorsteht?

Die KI führt dich durch den Planungsprozess, damit du nicht von null anfangen musst:

• Du bestimmst das Lernziel
• Du findest die passenden Expertinnen und Experten
• Du überlegst dir eine grobe Struktur für die Lesson, bevor du die Inhalte anforderst

Das Kursdesign selbst übernimmt dann die Plattform. So behältst du die volle Kontrolle, während die Plattform sicherstellt, dass die Lesson gut strukturiert und mit den richtigen Inhalten befüllt wird.

Schritt 2: Inhalte sammeln

Im zweiten Schritt kommen deine Expertinnen und Experten, die sogenannten Subject Matter Experts (SMEs), zum Zug. Dein SME muss nichts schreiben, designen oder strukturieren. Er oder sie muss sich nur von der KI interviewen lassen.

Die KI sammelt neben dem Wissen auch Erfahrungswerte und praktische Beispiele, damit sie den Fokus der Lesson stärker auf die Praxis als auf die Theorie legen kann.

Schritt 3: Kurs kontrollieren und freigeben

Sobald das Expertenwissen da ist, stellt GoodHabitz Experts automatisch einen Kurs zusammen:

• Die Inhalte werden organisiert …
  Eckpunkte, Beispiele und Schritt-für-Schritt-Anleitungen werden logisch strukturiert.
• … in ansprechende Formate gepackt …
  Dank unterschiedlicher Lernformate lernen alle so, wie es für sie am besten passt.
• … und hochwertig aufbereitet.
  Der fertige Kurs erfüllt die hohen Qualitätsstandards von GoodHabitz.

Sobald der Kurs fertig ist, musst du ihn nur noch kontrollieren, freigeben und live stellen.

Das Ergebnis: Die Lernenden erhalten nicht nur ein PDF oder eine Präsentation, sondern sie eignen sich praktisches und aktuelles Know-how an, das sie sofort umsetzen können.

Der Prozess auf einen Blick:

1 Lösung für 4 klassische Anwendungsfälle im Wissensmanagement

Mit GoodHabitz Experts meisterst du vier klassische Anwendungsfälle, die uns im Wissensmanagement im Unternehmen immer wieder begegnen:

Anwendungsfall 1: Richtlinien und Gesetze

Das Problem: Viele Unternehmen scheitern an der Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, weil die reine Informationsweitergabe einfach nicht reicht. Wenn du eine Word-Datei, ein PDF oder eine Präsentation verschickst, erfüllst du vielleicht offiziell deine Pflicht. Ob danach aber alle die Inhalte verstanden haben und umsetzen, bleibt fraglich.

Die Daten: Eine GoodHabitz Umfrage unter 4.733 europäischen Fachkräften zeigt:

• 91 % der Führungskräfte meinen, dass Ihr Unternehmen den Erfolg von Change Initiativen misst.
• Nur 17 % der Mitarbeitenden weiß, wie dieser Erfolg am Ende aussieht.

Die Lösung: Mit GoodHabitz Experts verwandelst du Richtlinien und Gesetzestexte in weniger als 30 Minuten in strukturierte Kurse, die Spaß machen und Lust auf mehr machen. Und sollte sich später noch etwas ändern, ist der Kurs im Handumdrehen aktualisiert.

91 % der Führungskräfte messen den Erfolg von Change Initiativen. Nur 17 % der Mitarbeitenden wissen, wie.

Quelle: GoodHabitz Change Management Research 2025

Anwendungsfall 2: Prozesse

Das Problem: Kritisches Prozesswissen wohnt oft in den Köpfen einiger weniger Mitarbeitenden. Sobald diese Menschen keine Zeit haben oder das Unternehmen verlassen, lassen die Probleme nicht lange auf sich warten. Übergaben und Einschulungen vermitteln häufig nur die Basics. Prozesskritische Details, Ausnahmen und entscheidungsrelevantes Know-how bleiben im Verborgenen.

Die Daten: Der Future of Jobs Report 2025 des Weltwirtschaftsforums zeigt: dass 63 % der Arbeitgebenden in den kommenden fünf Jahren Skill Gaps für die größte Hürde halten.

63 % der Arbeitgebenden halten Skill Gaps für die größte Hürde der kommenden fünf Jahre.

Das zeigt, wie wichtig es ist, Prozesswissen zugänglich zu machen, bevor es verloren geht und der Betrieb darunter leidet.

Die Lösung: GoodHabitz Experts erfasst Arbeitsschritte, Sonderfälle und Erfahrungswerte über KI-geführte Interviews. Das Ergebnis: eine zentrale Wissensquelle, Kurse, die beliebig oft wiederholt werden können, ein einheitliches Kursdesign und eine kürzere Einarbeitungszeit für alle, die in betroffene Stellen nachrücken.

Anwendungsfall 3: Internes Fachwissen

Das Problem: Sobald erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, geht auch die Erfahrung, die sie über die Jahre hinweg gesammelt haben: vom detaillierten Kundenwissen bis zum praktischen Workaround im Alltag. Die meisten Unternehmen reagieren mit eiligen Übergaben oder informellen Trainingseinheiten, bei denen am Ende nur ein Teil des Wissens weitergegeben wird.

Die Daten:

Fast 30 % der EU-Bevölkerung werden 2050 über 64 Jahre alt sein. Damit wächst der Wissensverlust, der mit der steigenden Zahl der Renteneintritte einhergeht.

Quelle: Eurostat

‍Die Lösung: Goodhabitz Experts macht das Erfassen von Wissen denkbar einfach. AI-geführte Interviews mit Mitarbeitenden, die bald das Unternehmen verlassen, legen die Basis für Kurse, die das Wissen nicht nur festhalten, sondern auch verständlich vermitteln und in den Köpfen der anderen Mitarbeitenden verankern. Neue Talente sind dann schneller eingeschult und die Produktivitätsverluste in Übergangszeiten halten sich in Grenzen.

Anwendungsfall 4: Onboarding

Das Problem: Onboarding ist kein einheitlicher Prozess. Es hängt davon ab, wer das nötige Wissen hat, wer gerade Zeit hat und wer willig ist, die relevanten Fähigkeiten im oft stressigen Arbeitsalltag zu vermitteln. Veraltete Präsentationen oder informelle Schulungen machen die Wissensvermittlung lückenhaft und unzuverlässig.

Die Daten: Randstad fand heraus:

Die Gen Z ist die aktuell am schnellsten wachsende Gruppe von Arbeitskräften und wechselt ihren Job im Schnitt nach nur 1,1 Jahren.

Und mit jedem neuen Talent startet der Onboarding-Prozess aufs Neue.

Die Lösung: GoodHabitz Experts erfasst das Wissen bestehender Talente und macht daraus beliebig oft wiederholbare Onboarding-Kurse für neue, die alle vom selben hochwertigen Wissenstransfer profitieren, egal in welchem Team und an welchem Standort sie starten. Solch eine effiziente Wissensweitergabe im Unternehmen verkürzt die Lernphase am Anfang und legt die Basis für ein einheitliches Onboarding, das sich jederzeit messen und optimieren lässt.

GoodHabitz Experts vs. klassische Autorentools im E-Learning

KI-Tools, die Inhalte generieren, gibt es viele. Die meisten erstellen aber nur generischen Content und keine effektiven Lerninhalte. Genau in diesem Punkt unterscheidet sich GoodHabitz Experts von anderen Autorentools am Markt.

Effektive Lerninhalte statt KI-generierter Content

Im Gegensatz zu den meisten KI-Tools, die nur Texte erstellen, gestaltet GoodHabitz Experts ganze Kurse. Die Basis dafür bildet unsere einzigartige Didaktik, die sich in unseren eigenen Lerninhalten immer wieder bewährt hat. Deine internen Kurse vermitteln das Wissen dann nicht nur inhaltlich, sondern machen es verständlich, verankern es langfristig und führen zu echten Verhaltensänderungen.

Diese Unterscheidung ist wichtiger, als man denkt, denn Informationstransfer ist nicht dasselbe wie Lernen. EinKurs mit klarer Zielsetzung und praktischen Übungen ist um ein Vielfaches effektiver als ein gut geschriebenes Dokument.

GoodHabitz Experts Kurse sind kurz, leicht verdaulich und passen auch in volle Terminkalender. So machst du das Lernen zu einem Teil des Arbeitsalltags und förderst eine nachhaltige Lernkultur im Unternehmen.

Fachwissen sammeln, statt voraussetzen

Andere Tools erwarten von dir, dass du Lerninhalte bereits gesammelt, organisiert und strukturiert hast. Sie übernehmen rein die Produktion. GoodHabitz Experts übernimmt für dich auch das Sammeln von Wissen.

Die KI-geführten Interviews holen für dich das Fachwissen direkt an der Quelle: bei den Expertinnen und Experten im Unternehmen. In strukturierten Fragen erfasst GoodHabitz Experts so auch Erfahrungswerte, praktische Details wie Workarounds und das instinktive Wissen, das deine erfahrenen Mitarbeitenden über die Jahre hinweg erworben haben.

Deine Expertinnen und Experten müssen sich nicht schriftlich vorbereiten oder Informationen vorsortieren. Sie beantworten einfach ein paar Fragen und die Plattform strukturiert die Antworten, um effektive Lerninhalte daraus zu machen. Die kurzen KI-geführten Interviews ersetzen langwierige Workshops und zeitaufwändige Übergaben, und das System übernimmt im Anschluss den didaktischen Designprozess.

GoodHabitz Qualitätsstandards für eure eigenen Kurse

Jeder Kurs, den du mit GoodHabitz Experts erstellst, basiert auf der einzigartigen Didaktik, die all unseren Lerninhalten zugrunde liegt und sich über Jahre hinweg im Unternehmensalltag bewährt hat. Daher zielt jeder Kurs neben dem Wissenstransfer auch darauf ab, das Wissen verständlich aufzubereiten, damit jeder Lernprozess zu echten Verhaltensänderungen im Alltag führt.

In anderen Worten: Deine Kurse haben eine klare Struktur, bringen messbare Erfolge und stellen die praktische Anwendung in den Mittelpunkt. Mit GoodHabitz Experts entscheidest du dich für ein System, das eure interne Expertise in hochwertige und effektive Lerneinheiten verwandelt.

Schnelle Ergebnisse ohne Qualitätsverlust

Stell dir vor, du erstellst und aktualisierst interne Kurse in weniger als 30 Minuten. GoodHabitz Experts macht’s möglich. Dein L&D-Team behält dabei stets die Kontrolle über alle Veröffentlichungen und muss jeder Kurs vor dem Go-live kontrollieren und freigeben.

So macht ihr euch unabhängig von Agenturen und schont eure internen Ressourcen sowohl im HR- als auch im Designteam. Die Plattform unterstützt mehrere Sprachen, bietet beliebig vielen Autorinnen und Autoren Zugriff und lässt auch die Zahl der Lernenden offen. Einfach URL teilen und schon kann jeder und jede ohne spezielle App auf das Training zugreifen.

Und sollte es Änderungen geben, ist die Lesson auf der Plattform im Handumdrehen aktualisiert, ohne dass du von vorne anfangen musst.

Kollaboratives Wissensmanagement: schnell & simpel

Viele Unternehmen meinen, dass ihre Mitarbeitenden spezielle Kompetenzen brauchen, um KI-gestützte Tools effektiv einsetzen zu können. Für GoodHabitz Experts braucht es keine speziellen KI-Kompetenzen.

• L&D-Teams haben das Steuer in der Hand: Mit ihren Administratorrechten erstellen sie Lessons, prüfen KI-generierte Inhalte und veröffentlichen die fertigen Lessons. Die didaktische Aufarbeitung und Kurserstellung übernimmt die Plattform.
• Expertinnen und Experten liefern das Wissen: Sie erhalten Interviewanfragen, beantworten der KI ein paar Fragen und laden relevante Dokumente hoch. Dabei müssen sie selbst weder Lerninhalte verfassen noch Lehrerfahrung haben.

GoodHabitz Produktmanager María Rosales sagt:

Unternehmensinterne Trainings waren bisher ein Problem, um das sich L&D-Teams kümmern sollte. GoodHabitz Experts ändert das. Mit ihm kann L&D Fachwissen aus allen Bereichen des Unternehmens einfach und schnell in effektive Lessons verwandeln. L&D behält dabei das Steuer in der Hand, lädt andere Mitarbeitende ein, ihr Wissen zu teilen, und gibt Lessons vor der Veröffentlichung frei. So legt GoodHabitz Experts die Basis für einen demokratischeren Wissenstransfer im Unternehmen.

Und das Unternehmen als Ganzes profitiert auch: schnellere Prozess- und Produkteinführungen, einheitliche Weiterbildung und mehr Trainingsabschlüsse – bei gleichbleibender Auslastung im L&D-Team. Mit GoodHabitz Experts kann jeder und jede im Unternehmen zum Wissensmanagement beitragen, ohne selbst Inhalte zu erstellen. Und Lernende erhalten Trainings, die relevant und nützlich sind.

71 % der Fachkräfte meinen, dass sie von zusätzlichen Weiterbildungen profitieren würden. Die Nachfrage ist da, das Angebot scheitert aber oft an den internen L&D-Kapazitäten.

Quelle: GoodHabitz Change Management Research 2025

Bist du bereit, mit GoodHabitz Experts das Wissensmanagement im Unternehmen auf eine neue Stufe zu heben?

Dann vereinbare einen Termin und wir zeigen dir live, wie du mit GoodHabitz Experts in nur 30 Minuten euer internes Fachwissen in effektive Lerninhalte verwandelst.