Creare una cultura del feedback: come instaurare fiducia e migliorare l'ambiente lavorativo

Creare una cultura del feedback non è più un "nice-to-have", è un vantaggio competitivo.

Secondo la Harvard Business Review, i team che ricevono feedback settimanali significativi hanno una produttività fino al 25% maggiore e un livello di coinvolgimento più alto in tutta l'organizzazione.

Eppure, in molte aziende, lo scambio di feedback avviene una volta all'anno, magari in occasione della revisione delle performance.

In qualità di professionista HR e L&D, come puoi creare una cultura del feedback che sia coerente, costruttiva e che dia un impulso positivo alle prestazioni nella tua organizzazione?

In questo articolo, esploreremo:

• Che aspetto ha una cultura incentrata sul feedback
• Perché è fondamentale nel contesto lavorativo odierno
• I modelli di riferimento e le strategie pratiche per metterla in atto
• I rischi più comuni e come evitarli
• Esempi reali da aziende come Netflix, Airbnb e ZenHub

Cultura del feedback: cos'è?

Prima di parlare di come costruire una cultura del feedback, cerchiamo di capire cos'è.

In un ambiente incentrato sulla cultura del feedback, il feedback è:

• Frequente: lo scambio è regolare, non avviene solo una volta all'anno
• Normalizzato: è una parte naturale delle conversazioni quotidiane
• Sicuro e costruttivo: ci si sente a proprio agio nel condividerlo in modo trasparente
• Reciproco: ci si scambia feedback in modo reciproco, indipendentemente dalla gerarchia

Quando c'è una cultura del feedback sana, il feedback non è un'incombenza da spuntare una tantum, bensì uno strumento per la crescita quotidiana, la chiarezza e l'allineamento.

“Lo scambio di feedback non dovrebbe essere un evento isolato, ma piuttosto un elemento da incorporare nel modo in cui si lavora, si collabora e si cresce giorno dopo giorno".
Sandrien/Alix dal podcast Moving Forward

Passare da un contesto in cui lo scambio di feedback è relegato a occasioni formali a un altro in cui è frequente dà forma a un ambiente di lavoro più agile.

Tutti, dagli apprendisti ai leader senior, hanno la possibilità di migliorare. I dipendenti devono ricevere feedback nel momento in cui conta di più, non mesi dopo, quando è troppo tardi per cambiare le cose.

Quali sono i vantaggi di una cultura del feedback?

Creare una cultura incentrata sul feedback ha molti vantaggi. Eccone quattro:

1. Fiducia e trasparenza

Quando il feedback fa parte della quotidianità, genera fiducia e sicurezza psicologica. Le persone non hanno alcun timore a parlare, condividere idee ed esprimere preoccupazioni. Infatti, l'89% dei collaboratori afferma che è un elemento essenziale per il benessere sul posto di lavoro.

2. Apprendimento e formazione continui

Lo scambio di feedback regolare trasforma il lavoro in un ciclo di apprendimento costante. I collaboratori sanno cosa stanno facendo di buono e dove possono migliorare e ciò garantisce prestazioni migliori. Secondo le ricerche, l'80% dei collaboratori che ricevono feedback significativi sono pienamente coinvolti sul lavoro.

3. Innovazione e predisposizione al rischio

Quando si incoraggia lo scambio di feedback, i collaboratori sono più propensi a sperimentare e assumersi rischi creativi. Invece di temere gli errori, li vedono come opportunità di apprendimento. I team con una cultura del feedback solida e un buon livello di sicurezza psicologica hanno più del doppio delle probabilità di la strada all'innovazione.

4. Decisioni migliori ed efficacia di team

Il feedback trasparente porta a un dialogo più ricco, a una collaborazione ponderata e a decisioni più informate. Riduce i punti ciechi, previene eventuali blocchi e migliora le prestazioni complessive del team arricchendole di prospettive diverse e risultati migliori.

Come creare una cultura del feedback passo per passo

Una cultura incentrata sul feedback non si crea da un giorno all'altro, bensì attraverso azioni costanti e deliberate.

Ecco come fare:

1. Dai l'esempio

La cultura del feedback parte dall'alto. Se i leader sono chiusi, esitanti o incoerenti nel chiedere feedback, i collaboratori faranno lo stesso.

I leader che chiedono feedback e agiscono di conseguenza inviano un chiaro segnale: è importante raccogliere le prospettive di tutti. Si diffondono così credibilità e un dialogo bidirezionale.

Insegna ai tuoi leader a:

• Chiedere regolarmente al team un contributo sulle loro decisioni e azioni.
• Valorizzare i suggerimenti facendo seguito con azioni mirate e comunicando i cambiamenti.
• Riconoscere pubblicamente quando il feedback li ha aiutati a migliorare.

Modello da testare: Radical Candor. Aiuta i leader a dimostrare attenzione nei confronti dei dipendenti mettendoli comunque alla prova in modo diretto.

2. Crea sicurezza psicologica

Senza sicurezza psicologica, anche i migliori sistemi di feedback falliscono.

I dipendenti devono essere sicuri che parlare apertamente non danneggerà rapporti o possibilità di carriera. Una cultura basata sull'apertura rende più facile far emergere i problemi in anticipo, condividere idee innovative e crescere collettivamente.

Insegna ai tuoi leader a:

• Rispondere al feedback con curiosità, non mettendosi sulla difensiva.
• Accogliere un dibattito sano durante le riunioni e mostrare che le opinioni diverse sono benvenute.
• Condividere apertamente i propri errori per normalizzare la vulnerabilità.

Modello da testare: feedback a 360 gradi. Aiuta i leader a raccogliere prospettive da colleghi e manager e per aiutare a normalizzare il feedback come pratica condivisa.

3. Rendi il feedback un'abitudine

Il feedback non dovrebbe essere relegato alle valutazioni delle prestazioni. Più è integrato nel flusso di lavoro quotidiano, meno farà paura. In pèiù, sarà tempestivo, pertinente e attuabile.

As we know, feedback shouldn’t live only in performance reviews. The more it’s part of the daily workflow, the less intimidating it feels. This also helps make sure feedback is timely, relevant, and actionable.

Insegna ai tuoi leader a:

• Avviare le riunioni con rapidi "giri di feedback" per mantenere viva l'abitudine.
• Organizzare debriefing del progetto dopo aver raggiunto obiettivi cruciali per riflettere su successi e opportunità.
• Dedicare parte di ogni incontro individuale al feedback reciproco, ad esempio 10 minuti per ciascuno.

Modello da testare: cicli di feedback. Stabilisci una programmazione regolare (es. mensile) per feedback strutturati e scambi informali.

4. Festeggia i feedback positivi

Il feedback non riguarda solo il miglioramento, ma anche il riconoscimento di ciò che sta funzionando bene.

Celebrare un lavoro ben fatto fa salire il morale e rende i team più ricettivi al feedback costruttivo. Le persone sono più propense ad accogliere il cambiamento quando si sentono valorizzate.

Insegna ai tuoi leader a:

• Riconoscere pubblicamente i successi durante le riunioni del team.
• Inaugurare canali di riconoscimento tra pari (Slack, Teams, ecc.).
• Condividere i punti salienti dei feedback positivi nelle news aziendali.

5. Sii coerente e corretto/a

Nulla mette a repentaglio una cultura del feedback più rapidamente di una comunicazione incoerente o di un pregiudizio percepito. Quando il feedback rispecchia standard equi, la fiducia cresce. E così fa la motivazione.‍

Insegna ai tuoi leader a:

• Utilizzare gli stessi criteri di valutazione per tutti i team e i ruoli.
• Dare feedback tempestivi, quando le informazioni sono fresche.
• Focalizzarsi su atteggiamenti e risultati, non sulle caratteristiche personali.

6. Impara l'arte del feedback

Anche in presenza di una solida cultura del feedback, il modo in cui dai feedback conta tanto quanto il contenuto. Un approccio errato può danneggiare la fiducia, mentre usare quello giusto può innescare una crescita reale.

Ecco alcuni suggerimenti pratici per dare feedback efficaci:

1. Inizia presto: dai feedback il prima possibile.
2. Verifica se hai pregiudizi: concentrati sui fatti, non sulle supposizioni.
3. Evita l'effetto "panino": sii diretto/a ed evita di edulcorare il messaggio.
4. Sii vulnerabile: condividi le tue difficoltà per creare fiducia reciproca.
5. Sii specifico/a: fornisci esempi chiari e passaggi attuabili.
6. Presenta il feedback come un dono: consideralo un'opportunità di crescita, non una critica.

Modello da testare: combina il Radical Candor con i cicli di feedback regolari per assicurare trasparenza e costanza.

Esempi concreti della cultura del feedback

Netflix: accogliere gli errori per costruire fiducia e velocizzare l'apprendimento

• Cosa fanno: Netflix incoraggia l'apertura radicale. Ai collaboratori è richiesto di condividere ciò che funziona e ciò che non funziona e discutere apertamente degli errori in modo che i team possano imparare velocemente. Internamente, questa pratica è definita "sunshining".
• Come funziona nella pratica: oltre a scambi frequenti di feedback, i collaboratori sono invitati ad ammettere gli errori e a condividere ciò che hanno imparato, trasformando i passi falsi in momenti di apprendimento collettivo. Questo approccio affianca la tendenza ormai consolidata di esprimersi con schiettezza.
• Perché serve: normalizzare il feedback trasparente rafforza la fiducia e riduce la "cultura della colpa", consentendo ai team di progredire più velocemente ed evitare di ripetere gli errori. La cultura di Netflix invita esplicitamente a dare/ricevere feedback e ad "ammettere apertamente gli errori e condividere gli apprendimenti". Nel libro No Rules Rules, la pratica del "sunshining" viene descritta come tecnica per far emergere fallimenti e lezioni da imparare in modo che l'intera organizzazione ne tragga beneficio.

Vuoi approfondire la cultura del feedback di Netflix? Dai un'occhiata alla puntata del podcast Moving Forward con Alix Jacobson, ex vicedirettrice HR EMEA di Netflix. Nell'episodio, Alix condivide come l'impegno dell'azienda verso feedback regolari e schietti sia diventato una delle forze trainanti del suo successo.

Airbnb: leadership schietta, feedback chiari e comunicazione impeccabile

• Cosa fanno: la leadership di Airbnb considera da tempo la comunicazione schietta come leva strategica. L'azienda investe nelle capacità di comunicazione della leadership e promuove feedback diretti e allineati ai valori come parte integrante del modo in cui lavora.
• Come funziona nella pratica: i leader sono convinti che la cultura è "il fondamento dell'azienda" e promuovono una comunicazione chiara e basata sui valori centrali. Airbnb ha collaborato con esperti di comunicazione per affinare le skill di feedback e comunicazione dei manager in contesti ad alto rischio.
• Perché serve: quando i leader danno il giusto esempio, incoraggiando contributi onesti e comunicando con chiarezza, i team sono più propensi a fornire feedback significativi a loro volta. Questo approccio genera sicurezza psicologica e accelera l'allineamento tra dipendenti nei momenti di cambiamento, argomento ripreso in tutti i documenti pubblici di Airbnb.

ZenHub: retrospettive con punti d'azione portati a termine

• Cosa fanno: ZenHub organizza retrospettive sprint regolari per incoraggiare feedback onesti su processo, lavoro di squadra e consegne. Sono quindi in grado di tenere traccia punti d'azione proposti fino al loro compimento.
• Come funziona nella pratica: dopo ogni sprint, i team discutono cosa è andato bene o male, concordano su eventuali miglioramenti e registrano le azioni di follow-up in modo che nulla vada perso. ZenHub sottolinea che le retrospettive dovrebbero essere incentrate sull'apprendimento e raccomanda di raccogliere le proposte di miglioramento nel backlog affinché non vadano perse.
• Perché serve: trasformare il feedback in punti d'azione concreti e assegnati a qualcuno si traduce in un flusso di lavoro più efficace, meno errori ripetuti e maggiore efficienza del team.

Superare gli ostacoli verso una cultura del feedback

A questo punto, potresti voler mettere in pratica tutto quello che hai imparato.

Prima di buttarti, però, vale la pena conoscere i principali ostacoli che possono mettere in difficoltà anche le aziende più navigate. Individuandoli in anticipo ti dà l'opportunità di superarli e rimanere in carreggiata.

1. Paura del conflitto

Per molte persone, feedback è sinonimo di critica e ciò può innescare sensazioni di disagio o desiderio di mettersi sulla difensiva. Questo ostacolo può bloccare la comunicazione prima ancora che inizi.

Come superarla:

• Istruisci i dipendenti su come dare feedback costruttivo. Concentrati sui comportamenti, non sulle caratteristiche individuali.
• Introduci framework come quello del Radical Candor per trovare il giusto equilibrio tra onestà ed empatia.
• Simula lo scambio di feedback nei workshop di team per costruire fiducia.

2. Mancanza di fiducia

Senza fiducia, anche il feedback con le migliori intenzioni può sembrare minaccioso. La fiducia è alla base di qualsiasi cultura del feedback.

Come superarla:

• Inizia con piccoli scambi di feedback a basso rischio.
• In qualità di leader, dai l'esempio chiedendo tu stesso/a feedback e agendo di conseguenza.
• Riconosci e premia esempi di feedback trasparente e rispettoso per dimostrare che è valorizzato.

3. Scarsità di tempo disponibile

"Dare feedback richiede troppo tempo" è un'obiezione comune. Di solito, però, è un segno del fatto che il feedback non è stato integrato nel flusso di lavoro.

Come superarla:

• Incorpora il feedback nelle routine esistenti: conclusioni dei progetti, retrospettive di sprint o aggiornamenti settimanali.
• Utilizza strumenti di feedback rapidi come sondaggi periodici o domande rapide su Slack.
• Assicurati che gli scambi siano brevi e dritti al punto: spesso un paio di minuti sono sufficienti.

Per concludere: la cultura del feedback comincia da qui

Ora sai che il feedback vago, dato raramente o in ritardo lascerà il tuo team in balia delle speculazioni, ostacolandone la crescita.

La buona notizia? Non hai bisogno di cambiamenti rivoluzionari per rivedere la rotta. Costruire una cultura del feedback non significa intervenire con trasformazioni significative. Si tratta di mettere in atto piccoli gesti che si sommano per dare vita a qualcosa di potente.

Ecco il tuo punto di partenza:

• Dai l'esempio: chiedi feedback tu stesso/a e agisci di conseguenza.
• Crea sicurezza psicologica: dimostra che i contributi onesti sono valorizzati e ben accetti.
• Rendilo un'abitudine: incorpora il feedback nelle conversazioni quotidiane.
• Riconosci le vittorie: celebra i successi, evitando di focalizzarti solo sui punti da migliorare.
• Sii coerente ed equo/a: applica gli stessi standard a tutti.

Poco a poco, sostituirai l'esitazione con la fiducia, l'incertezza con la chiarezza e il silenzio con il dialogo aperto. E prima che te ne accorga avrai dato forma a un ambiente di lavoro in cui il feedback non è temuto, bensì riconosciuto come carburante per la crescita.